Suomessa yrityksen kirjanpito on lakisääteinen velvollisuus, joka koskee kaikkia liiketoimintaa harjoittavia tahoja. Kirjanpitolaki määrittelee selkeät vaatimukset kirjanpidon järjestämiselle, dokumenttien säilyttämiselle ja tilinpäätösten laatimiselle. Näiden vaatimusten tarkoituksena on varmistaa taloudellisen informaation luotettavuus, vertailukelpoisuus ja läpinäkyvyys. Kaikki yritykset koosta tai yhtiömuodosta riippumatta ovat velvollisia noudattamaan kirjanpitolakia, mutta vaatimusten laajuus voi vaihdella yrityksen koon mukaan.
Mitä tarkoittaa kirjanpitovelvollisuus?
Kirjanpitovelvollisuus tarkoittaa lain asettamaa velvoitetta ylläpitää kirjanpitoa kaikesta liiketoiminnasta. Suomessa kirjanpitovelvollisuus koskee käytännössä kaikkia, jotka harjoittavat liike- tai ammattitoimintaa. Tämä velvollisuus on määritelty kirjanpitolaissa, joka on keskeinen taloushallintoa ohjaava säädös.
Kirjanpitovelvollisia ovat kaikki oikeushenkilöt kuten osakeyhtiöt, osuuskunnat, avoimet yhtiöt, kommandiittiyhtiöt, yhdistykset ja säätiöt. Myös luonnolliset henkilöt ovat kirjanpitovelvollisia, jos he harjoittavat liike- tai ammattitoimintaa. Ainoastaan maatilatalouden harjoittajat ovat tietyin edellytyksin vapautettuja varsinaisesta kirjanpitovelvollisuudesta, mutta heillä on silti muistiinpanovelvollisuus verotusta varten.
Kirjanpitovelvollisuus alkaa heti, kun liiketoimintaa aletaan harjoittaa. Käytännössä tämä tarkoittaa, että kirjanpito on aloitettava viimeistään silloin, kun ensimmäiset liiketapahtumat syntyvät. Kirjanpidon tarkoituksena on antaa oikea ja riittävä kuva yrityksen taloudellisesta tilanteesta ja tuloksesta, mikä on tärkeää sekä yrittäjälle itselleen että ulkopuolisille sidosryhmille, kuten verottajalle, rahoittajille ja sopimuskumppaneille.
Kirjanpitovelvollisuuden noudattaminen on ensisijaisesti yrityksen johdon vastuulla. Esimerkiksi osakeyhtiössä hallitus ja toimitusjohtaja vastaavat siitä, että kirjanpito järjestetään asianmukaisesti lakien ja säädösten mukaisesti.
Mitkä ovat kirjanpidon lakisääteiset vähimmäisvaatimukset?
Kirjanpidon lakisääteiset vähimmäisvaatimukset määrittävät perustason, joka jokaisen yrityksen kirjanpidon tulee täyttää. Näihin kuuluvat oikeaoppinen kirjausperiaate, tositteiden hallinta ja asianmukainen säilytys sekä kirjanpitoaineiston säilytysajat.
Kaikkien liiketapahtumien tulee perustua päivättyihin ja numeroituihin tositteisiin, jotka todentavat liiketapahtuman. Tositteiden tulee olla selkeitä ja niistä on käytävä ilmi, minkälainen liiketapahtuma on kyseessä. Myyntilaskut, ostolaskut, palkkalaskelmat ja tiliotteet ovat esimerkkejä tositteista, jotka on säilytettävä osana kirjanpitoa.
Kirjanpito tulee järjestää siten, että kirjauksia voidaan tarkastella sekä aikajärjestyksessä (peruskirjanpito) että asiajärjestyksessä (pääkirjanpito). Kirjanpidossa on noudatettava hyvää kirjanpitotapaa, joka edellyttää, että kirjanpito antaa oikean ja riittävän kuvan yrityksen toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta.
Kirjanpitoaineiston säilyttämiselle on määritelty tarkat ajat. Tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Kirjanpitokirjat (päivä- ja pääkirjat) sekä tililuettelo on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä.
Kirjanpitolaki edellyttää myös, että kirjanpito toteutetaan niin, että se on tarkastettavissa jälkikäteen. Tämä tarkoittaa, että kirjausketju (audit trail) on oltava aukoton – kirjausten yhteys tositteisiin, pääkirjanpitoon ja tilinpäätökseen on voitava todentaa vaikeuksitta.
Pienyrityksille on olemassa joitakin helpotuksia kirjanpidon vaatimuksiin, mutta taloushallinnon perusvaatimukset koskevat kaikkia. Esimerkiksi yhdenkertainen kirjanpito on sallittu vain ammatinharjoittajille tietyin ehdoin.
Miten tilinpäätös tulee laatia lain mukaan?
Tilinpäätös on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä, ja sen tulee antaa oikea ja riittävä kuva yrityksen toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Tilinpäätöksen lakisääteiset osat vaihtelevat yrityksen koon mukaan, mutta peruselementit ovat samat kaikille.
Tilinpäätöksen pakollisiin osiin kuuluvat tuloslaskelma, joka kuvaa tilikauden tuloksen muodostumista, sekä tase, joka kuvaa yrityksen taloudellista asemaa tilinpäätöspäivänä. Lisäksi tilinpäätökseen kuuluvat liitetiedot, jotka täydentävät tuloslaskelman ja taseen tietoja. Suuremmilla yrityksillä tilinpäätökseen tulee sisällyttää myös rahoituslaskelma ja toimintakertomus.
Tilinpäätös on laadittava suomen tai ruotsin kielellä ja euromääräisenä. Dokumentin on oltava selkeä, ja sen on muodostettava yhtenäinen kokonaisuus. Tilinpäätös päivätään ja allekirjoitetaan. Osakeyhtiössä allekirjoittajina toimivat hallituksen jäsenet ja toimitusjohtaja, henkilöyhtiöissä vastuunalaiset yhtiömiehet ja toiminimessä yrittäjä itse.
Kirjanpitolaki määrittelee myös, että tilinpäätös on sidottava tai muuten koottava välittömästi valmistumisen jälkeen. Tasekirja on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä.
Tilintarkastusvelvollisuus koskee useimpia yrityksiä, mutta pienimmät yritykset on vapautettu tilintarkastuksesta. Tilintarkastusvelvollisuus syntyy, jos vähintään kaksi seuraavista rajoista ylittyy: taseen loppusumma yli 100 000 euroa, liikevaihto yli 200 000 euroa tai palveluksessa keskimäärin yli kolme henkilöä.
Jos tilinpäätöksen laatiminen tuntuu haastavalta, kannattaa harkita asiantuntijan apua. Ammattitaitoinen kirjanpitäjä varmistaa, että tilinpäätös täyttää kaikki lakisääteiset vaatimukset ja antaa oikean kuvan yrityksen taloudellisesta tilanteesta.
Mitä seurauksia kirjanpitovelvollisuuden laiminlyönnistä voi tulla?
Kirjanpitovelvollisuuden laiminlyönti voi johtaa vakaviin seurauksiin, joista suurin osa on määritelty rikoslaissa. Seuraamukset vaihtelevat laiminlyönnin vakavuuden mukaan ja voivat olla sekä taloudellisia että oikeudellisia.
Lievimmillään kirjanpitovelvollisuuden laiminlyönti voi johtaa kirjanpitorikkomukseen, josta voidaan määrätä sakkorangaistus. Tällainen rikkomus voi olla esimerkiksi kirjanpitoaineiston säilytysajan noudattamatta jättäminen tai kirjausten viivästyttäminen ilman hyväksyttävää syytä.
Vakavammat laiminlyönnit luokitellaan kirjanpitorikoksiksi, joista voidaan tuomita sakkoa tai enintään kaksi vuotta vankeutta. Törkeästä kirjanpitorikoksesta voidaan tuomita vankeutta neljästä kuukaudesta neljään vuoteen. Kirjanpitorikoksesta on kyse esimerkiksi silloin, kun liiketapahtumien kirjaaminen laiminlyödään kokonaan tai osittain, kirjanpitoon merkitään vääriä tai harhaanjohtavia tietoja, tai kirjanpitoaineisto hävitetään, kätketään tai vahingoitetaan.
Kirjanpitovelvollisuuden laiminlyönti voi johtaa myös veroseuraamuksiin, kuten veronkorotuksiin tai arvioverotukseen, jos verottaja ei saa luotettavaa tietoa yrityksen tuloksesta. Lisäksi yritys voi menettää luottokelpoisuutensa rahoittajien ja tavarantoimittajien silmissä.
Vastuussa kirjanpidon asianmukaisesta järjestämisestä ovat yrityksen lakisääteiset edustajat. Osakeyhtiössä tämä tarkoittaa hallituksen jäseniä ja toimitusjohtajaa, henkilöyhtiöissä vastuunalaisia yhtiömiehiä ja toiminimessä yrittäjää itseään.
Kirjanpitovelvollisuuden laiminlyönnistä voi siis seurata huomattavia ongelmia, jotka pahimmillaan voivat johtaa yritystoiminnan päättymiseen. Siksi on tärkeää, että kirjanpito järjestetään asianmukaisesti alusta alkaen ja tarvittaessa otetaan yhteyttä ammattilaisiin, jotka voivat auttaa kirjanpidon järjestämisessä lain vaatimalla tavalla.
Miten ulkoistaa kirjanpito ammattilaiselle oikein?
Kirjanpidon ulkoistaminen ammattilaiselle on monelle yrittäjälle järkevä ratkaisu, joka säästää aikaa ja varmistaa, että kirjanpito täyttää kaikki lakisääteiset vaatimukset. Ulkoistamisprosessissa on kuitenkin huomioitava tiettyjä asioita, jotta yhteistyö sujuu parhaalla mahdollisella tavalla.
Ensimmäinen askel on sopivan tilitoimiston valinta. Tilitoimistoa valitessa kannattaa kiinnittää huomiota toimiston ammattitaitoon, kokemukseen ja auktorisointiin. Taloushallintoliitto auktorisoi tilitoimistoja, ja auktorisointi on merkki siitä, että tilitoimisto noudattaa alan hyviä käytäntöjä ja sen henkilöstöllä on riittävä ammattitaito.
Tärkeää on myös varmistaa, että tilitoimiston ja yrityksen välille syntyy hyvä yhteistyö. Oma nimetty kirjanpitäjä, joka oppii tuntemaan yrityksesi toiminnan, tekee asioinnista sujuvampaa. Tilitoimiston kanssa kannattaa keskustella avoimesti yrityksen tarpeista ja odotuksista kirjanpitopalvelujen suhteen.
Kun sopiva tilitoimisto on löytynyt, tehdään kirjallinen sopimus, jossa määritellään tarkasti palvelun sisältö, vastuunjako, aikataulut ja hinnoittelu. Sopimuksessa on hyvä määritellä myös, mitä materiaaleja yrityksen tulee toimittaa kirjanpitäjälle ja missä muodossa.
Vaikka kirjanpito ulkoistetaan, vastuu kirjanpidon oikeellisuudesta säilyy silti yrityksellä itsellään. Siksi on tärkeää, että yrittäjä ymmärtää perusasiat kirjanpidosta ja tilinpäätöksestä, sekä toimittaa kirjanpitäjälle kaikki tarvittavat tiedot ja tositteet ajallaan ja oikeassa muodossa.
Moderni tapa hoitaa kirjanpitoa on siirtyä sähköiseen taloushallintoon, jossa laskut, kuitit ja muut tositteet liikkuvat sähköisesti. Tämä tehostaa prosessia ja vähentää paperityötä. Kirjanpitäjäsi voi auttaa sinua valitsemaan sopivan sähköisen järjestelmän yrityksellesi.
Yrityksesi kirjanpidon ja tilinpäätöksen voit ulkoistaa luotettavasti täyttämällä tarjouspyyntölomakkeen. Saat henkilökohtaisen tarjouksen yrityksesi tarpeisiin räätälöidyistä kirjanpitopalveluista.
Yhteenveto: Kirjanpidon lakisääteiset vaatimukset pähkinänkuoressa
Yrityksen kirjanpidon lakisääteiset vaatimukset muodostavat selkeän kokonaisuuden, jonka ymmärtäminen on tärkeää jokaiselle yrittäjälle. Kirjanpitovelvollisuus koskee käytännössä kaikkia liike- tai ammattitoimintaa harjoittavia, ja se alkaa heti liiketoiminnan käynnistyessä.
Kirjanpidon lakisääteisiin vähimmäisvaatimuksiin kuuluvat asianmukainen tositteiden hallinta, kirjausten tekeminen aikajärjestyksessä (peruskirjanpito) ja asiajärjestyksessä (pääkirjanpito), aukoton kirjausketju sekä kirjanpitoaineiston säilyttäminen laissa määriteltyjen aikarajojen mukaisesti. Tositteet ja muu kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta, ja kirjanpitokirjat sekä tilinpäätösaineisto vähintään 10 vuotta.
Tilinpäätös on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä, ja sen tulee sisältää vähintään tuloslaskelma, tase ja liitetiedot. Tilinpäätöksen on annettava oikea ja riittävä kuva yrityksen toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta.
Kirjanpitovelvollisuuden laiminlyönnistä voi seurata vakavia seuraamuksia, kuten sakkoja, vankeustuomioita ja veroseuraamuksia. Vastuu kirjanpidon asianmukaisesta järjestämisestä on yrityksen lakisääteisillä edustajilla.
Kirjanpidon ulkoistaminen ammattilaiselle on usein järkevä ratkaisu, joka säästää aikaa ja varmistaa, että kirjanpito täyttää kaikki lakisääteiset vaatimukset. Tärkeää on löytää luotettava yhteistyökumppani, jonka kanssa kommunikaatio toimii hyvin.
Jos haluat varmistaa, että yrityksesi kirjanpito ja tilinpäätös hoidetaan ammattitaitoisesti ja lakien mukaisesti, tutustu palveluihimme ja jätä tarjouspyyntö. Autamme sinua mielellämme kaikissa taloushallintoon liittyvissä kysymyksissä.
Jätä tarjouspyyntö tästä: https://www.clerica.fi/tarjouspyyntolomake
