Tilitoimiston vaihto kesken tilikauden on täysin mahdollista ja laillista. Sopimuksesta riippuen sinun tulee noudattaa irtisanomisaikaa, joka on yleensä 1-3 kuukautta. Vaihto ei vaikuta kirjanpidon jatkuvuuteen, kun prosessi hoidetaan huolellisesti ja aineistot siirretään asianmukaisesti. Monille yrityksille vaihto kesken tilikauden on järkevä ratkaisu, kun nykyinen palvelu ei vastaa tarpeita.
Voiko tilitoimistoa vaihtaa kesken tilikauden?
Kyllä voi, ja se on täysin normaalia. Tilitoimiston vaihto kesken tilikauden ei aiheuta juridisia ongelmia eikä häiriöitä kirjanpitoon, kun prosessi toteutetaan oikein. Tilikauden keskellä tapahtuva vaihto vaatii huolellista koordinointia, mutta ammattitaitoinen tilitoimisto hoitaa siirtymän sujuvasti.
Sopimuksesi nykyisen tilitoimiston kanssa määrittää irtisanomisajan, joka on tyypillisesti yhdestä kolmeen kuukautta. Tutustu sopimukseesi ennen vaihtoprosessin aloittamista, jotta tiedät tarkat ehdot. Jotkut tilitoimistot saattavat vaatia irtisanomisen tapahtuvaksi tiettyyn ajankohtaan mennessä, kuten kuukauden viimeiseen päivään.
Käytännössä vaihto onnistuu milloin tahansa, kunhan varmistetaan kirjanpidon jatkuvuus. Uusi tilitoimisto ottaa vastuun siitä hetkestä lähtien, kun aineistot on siirretty ja tarkistettu. Tärkeintä on, että molemmat osapuolet ymmärtävät vastuualueensa siirtymävaiheen aikana. Tutustu taloushallinnon palveluihimme, jotka tekevät vaihdosta helpon ja vaivattoman prosessin.
Vaihto on usein suositeltavaa juuri kesken tilikauden, jos nykyinen palvelu ei toimi. Odottaminen tilikauden loppuun voi tarkoittaa kuukausia lisää huonoa palvelua ja mahdollisia virheitä kirjanpidossa. Hyvä tilitoimisto auttaa vaihdossa riippumatta ajankohdasta.
Mitkä ovat yleisimmät syyt tilitoimiston vaihtamiseen?
Yritykset vaihtavat tilitoimistoa useimmiten palvelun laadun heikkenemisen vuoksi. Tyytymättömyys syntyy, kun vastaukset kysymyksiin viipyvät, raportit tulevat myöhässä tai virheitä ilmenee säännöllisesti. Nämä ongelmat häiritsevät yrityksen toimintaa ja voivat johtaa vakaviin seurauksiin verotuksessa tai päätöksenteossa.
Toinen merkittävä syy on asiantuntemuksen puute. Kun yrityksesi kasvaa tai toiminta monimutkaistuu, tarvitset tilitoimistoa, joka ymmärtää toimialasi erityispiirteet. Puutteellinen osaaminen näkyy esimerkiksi verosuunnittelun mahdollisuuksien hyödyntämättä jättämisenä tai väärissä kirjanpitokäsittelyissä.
Kolmas yleinen syy on asiakaspalvelun heikkous. Jos sinun on vaikea saada yhteyttä vastuuhenkilöösi tai kommunikaatio tuntuu yksisuuntaiselta, yhteistyö ei toimi. Hyvä tilitoimisto toimii kumppanina, joka on aktiivisesti mukana yrityksesi taloudenhallinnassa.
| Huonon tilitoimiston merkit | Hyvän tilitoimiston merkit |
|---|---|
| Viivästyneet raportit ja vastaukset | Sovitut aikataulut pitävät aina |
| Vaikea tavoitettavuus | Nopea ja helppo yhteydenpito |
| Virheet kirjanpidossa | Laadukas ja tarkistettu työ |
| Epäselvä hinnoittelu | Läpinäkyvä ja selkeä hinnoittelu |
| Vanhentuneet työkalut | Moderni digitaalinen järjestelmä |
| Passiivinen toimintatapa | Aktiivinen ja neuvova kumppani |
Hinnoittelun epäselvyys aiheuttaa turhautumista monissa yrityksissä. Kun laskut vaihtelevat ilman selitystä tai lisälaskutus tulee yllätyksenä, luottamus rapautuu. Ammattitaitoinen tilitoimisto kertoo etukäteen, mitä palvelut maksavat ja millä perusteella.
Teknologian puute on yhä useammin syy vaihtoon. Yritykset odottavat nykyaikaisia digitaalisia työkaluja, joilla kirjanpitoaineisto on helposti saatavilla ja raportteja voi tarkastella reaaliajassa. Paperisiin tositteisiin ja hitaisiin prosesseihin perustuva toiminta ei enää vastaa yritysten tarpeita.
Miten tilitoimiston vaihtoprosessi käytännössä toimii?
Tilitoimiston vaihtoprosessi alkaa uuden kumppanin valinnalla. Pyydä tarjoukset muutamalta vaihtoehdolta ja vertaile palveluita, hintoja sekä toimintatapoja. Tapaa potentiaaliset kumppanit ja varmista, että heillä on osaamista juuri sinun toimialaltasi. Hyvä tilitoimisto kertoo selkeästi, miten vaihto toteutetaan ja mikä on realistinen aikataulu.
Kun olet valinnut uuden kumppanin, ilmoita päätöksestäsi nykyiselle tilitoimistolle kirjallisesti. Tarkista sopimuksestasi irtisanomisaika ja noudata sitä. Samalla voit pyytää uutta tilitoimistoa aloittamaan valmistelut aineistojen siirtoa varten. Monet ammattitaitoiset tilitoimistot hoitavat yhteydenpitoa vanhaan kumppaniin puolestasi.
Aineistojen siirto on prosessin tärkein vaihe. Uusi tilitoimisto laatii listan tarvittavista dokumenteista ja tiedostoista. Vanha tilitoimisto on velvollinen luovuttamaan kaikki aineistosi, vaikka irtisanomisaika olisi vielä kesken. Digitaaliset aineistot siirtyvät yleensä nopeasti, mutta paperisten dokumenttien käsittely voi viedä aikaa.
- Valitse uusi tilitoimisto ja pyydä tarjous palveluista
- Irtisano nykyinen sopimus kirjallisesti noudattaen sovittua aikaa
- Toimita uudelle tilitoimistolle lista olemassa olevista sopimuksista ja järjestelmistä
- Varmista aineistojen siirto vanhasta tilitoimistosta
- Käy läpi siirtyneet aineistot uuden kumppanin kanssa
- Aloita yhteistyö sovitun aikataulun mukaisesti
- Tarkista ensimmäiset raportit ja varmista prosessien toimivuus
Prosessin kesto vaihtelee tyypillisesti kahdesta neljään viikkoon riippuen yrityksesi koosta ja aineiston määrästä. Yksinkertaisissa tapauksissa vaihto voi tapahtua nopeamminkin, kun taas suuremmat yritykset tarvitsevat enemmän aikaa kaikkien yksityiskohtien läpikäyntiin. Tärkeintä on, ettei kiire johda virheisiin.
Ensimmäiset toimenpiteet uuden kumppanin kanssa sisältävät järjestelmien käyttöönottoa ja prosessien sopimista. Sovitaan, miten tositteet toimitetaan, milloin raportit valmistuvat ja kuka on yhteyshenkilösi. Hyvä perehdytys varmistaa sujuvan yhteistyön alusta lähtien. Täytä tarjouspyyntölomake saadaksesi henkilökohtaisen suunnitelman vaihtoprosessista.
Mitä aineistoja tarvitaan tilitoimiston vaihdossa?
Kirjanpitoaineisto muodostaa vaihdossa tarvittavien dokumenttien ytimen. Tämä sisältää pääkirjan, päiväkirjan ja tasekirjan kuluvalta ja edelliseltä tilikaudelta. Lisäksi tarvitaan kaikki tositteet, jotka liittyvät kirjanpitotapahtumiin. Digitaalisessa kirjanpidossa nämä siirtyvät yleensä tiedostoina, mutta paperiaineisto täytyy toimittaa fyysisesti tai skannattuna.
ALV-ilmoitukset ja verotukseen liittyvät dokumentit ovat välttämättömiä. Uusi tilitoimisto tarvitsee kopiot kaikista tehdyistä veroilmoituksista, maksusuunnitelmista ja verottajan päätöksistä. Nämä varmistavat, että verotuksellinen jatkuvuus säilyy ja mahdolliset avoimet asiat tulevat hoidetuksi oikein.
Sopimukset ja sitoumukset kuuluvat myös siirrettäviin aineistoihin. Tarvitset kopiot vuokrasopimuksista, rahoitussopimuksista, leasingsopimuksista ja muista pitkäaikaisista sitoumuksista. Myös työntekijöiden työsopimukset ja palkkatiedot ovat olennaisia, jos uusi tilitoimisto hoitaa palkanlaskennan.
| Aineiston tyyppi | Mitä sisältää? |
|---|---|
| Kirjanpitoaineisto | Pääkirja, päiväkirja, tasekirja, tositteet |
| Verotusasiakirjat | ALV-ilmoitukset, veroilmoitukset, verottajan päätökset |
| Sopimukset | Vuokra-, rahoitus- ja leasingsopimukset |
| Palkka-asiakirjat | Työsopimukset, palkkalaskelmat, eläke- ja vakuutustiedot |
| Pankkitiedot | Tiliotteet, maksusopimukset, valtakirjat |
| Raportit | Tuloslaskelmat, taseet, budjettiseurannat |
Pankkitiedot ja maksuliikennesopimukset varmistetaan siirtymävaiheessa. Uusi tilitoimisto tarvitsee pääsyn tiliotteiden katseluun ja mahdollisesti valtakirjat maksuliikennettä varten. Nämä järjestetään pankin kanssa yhteistyössä, ja prosessi vaatii usein yrityksesi edustajan allekirjoituksia.
Hyvä tilitoimisto auttaa sinua keräämään kaikki tarvittavat dokumentit. He toimittavat valmiiksi laaditun tarkistuslistan, josta näet, mitä tarvitaan. Lisäksi he tarkistavat vastaanotetut aineistot ja ilmoittavat, jos jotain puuttuu. Näin vältytään tilanteilta, joissa kirjanpito ei voi jatkua puutteellisten tietojen vuoksi.
Miten hyvä tilitoimisto helpottaa vaihtoprosessia?
Ammattitaitoinen ja asiakaslähtöinen tilitoimisto ottaa kokonaisvastuun vaihtoprosessista. Aktiivinen yhteydenpito alkaa heti ensimmäisestä yhteydenotosta, ja saat selkeän projektisuunnitelman siitä, miten vaihto etenee. Hyvä kumppani ei jätä sinua yksin pohtimaan, mitä seuraavaksi pitäisi tehdä, vaan ohjaa jokaisen vaiheen läpi.
Aineistojen hakeminen vanhasta tilitoimistosta kuuluu ammattitaitoisen toimijan palveluun. He hoitavat yhteydenpitoa edelliseen kumppaniin, pyytävät tarvittavat dokumentit ja varmistavat, että kaikki oleellinen siirtyy. Sinun ei tarvitse välittää viestejä osapuolten välillä tai huolehtia teknisistä yksityiskohdista.
Tarkistusten tekeminen on osa laadukasta vaihtoprosessia. Uusi tilitoimisto käy läpi vastaanotetut aineistot, tarkistaa kirjanpidon oikeellisuuden ja varmistaa, että kaikki tarvittava tieto on saatavilla. Jos löytyy puutteita tai epäselvyyksiä, ne selvitetään ennen varsinaisen työn aloittamista. Tämä estää ongelmia myöhemmin.
Henkilökohtainen perehdytys takaa sujuvan alun yhteistyölle. Käydään läpi, miten järjestelmät toimivat, miten tositteet toimitetaan ja miten saat tarvitsemasi raportit. Saat henkilökohtaisen yhteyshenkilön, joka tuntee yrityksesi ja vastaa kysymyksiisi nopeasti. Hyvä perehdytys säästää aikaa ja vähentää väärinkäsityksiä.
Me Clericalla toimimme Taloushallintoliiton auktorisoituna jäsentoimistona, mikä takaa laatujärjestelmän noudattamisen kaikessa toiminnassamme. Asiakaslähtöisyys ohjaa työtämme, ja pyrimme aina löytämään juuri sinulle sopivan ratkaisun. Ymmärrämme, että tilitoimiston vaihto voi tuntua isolta askeleelta, minkä vuoksi teemme prosessista mahdollisimman helpon ja stressittömän.
Hyödynnämme kokemustamme auttaaksemme yritystäsi kasvuun ja menestykseen. Kun taloushallinto on ammattitaitoisten käsissä, voit keskittyä omaan ydinliiketoimintaasi. Nykyaikaiset digitaaliset työkalumme tuovat ajantasaisen tiedon saatavillesi aina tarvittaessa, ja asiantuntijamme ovat valmiina tukemaan päätöksentekoa.
Älä anna huonon palvelun jatkua. Tilitoimiston vaihto kesken tilikauden on täysin mahdollista ja usein paras ratkaisu tilanteesi parantamiseksi. Tutustu palveluihimme ja ota yhteyttä, niin keskustellaan, miten voimme auttaa juuri sinun yritystäsi.
