Tilitoimiston vaihto kestää yleensä 2-6 viikkoa riippuen yrityksen koosta ja kirjanpidon tilasta. Pienillä yrityksillä vaihto voi olla valmis kahdessa viikossa, kun taas suuremmilla organisaatioilla prosessi vie helposti kuukauden tai kauemmin. Keskeisimmät tekijät, jotka vaikuttavat kestoon, ovat kirjanpitoaineiston järjestys, irtisanomisaika vanhassa tilitoimistossa sekä uuden kumppanin kyky ottaa asiat haltuun sujuvasti. Käymme tässä artikkelissa läpi tarkemmin, mitä tilitoimiston vaihto sisältää ja miten voit varmistaa mahdollisimman nopean siirtymän.
Kuinka kauan tilitoimiston vaihto yleensä kestää?
Tilitoimiston vaihdon kesto vaihtelee tyypillisesti kahdesta viikosta kahteen kuukauteen. Pienille yrityksille, joilla on yksinkertainen kirjanpito ja vähän tapahtumia, vaihto voi tapahtua jopa 1-2 viikossa. Keskisuuret yritykset tarvitsevat yleensä 3-4 viikkoa, kun taas suuremmat organisaatiot monimutkaisine järjestelmineen voivat tarvita 6-8 viikkoa tai enemmän.
Aikatauluun vaikuttavat monet tekijät. Yrityksen koko on merkittävin, mutta myös kirjanpidon nykyinen tila, käytössä olevat järjestelmät ja vuodenaika ratkaisevat paljon. Jos kirjanpitoaineisto on hyvässä järjestyksessä ja digitaalisessa muodossa, siirtyminen sujuu huomattavasti nopeammin. Vastaavasti, jos aineistot ovat sekavassa kunnossa tai paperisina, prosessi hidastuu. Vuodenvaihde ja tilinpäätöskausi ovat kiireisimpiä aikoja tilitoimistoissa, mikä voi pidentää käsittelyaikoja.
Hyvä uusi tilitoimisto pystyy nopeuttamaan prosessia merkittävästi ammattitaidollaan ja selkeillä ohjeillaan. Kokenut kumppani osaa kertoa tarkalleen, mitä dokumentteja tarvitaan ja missä järjestyksessä, mikä vähentää edestakaisin viestintää ja turhia viiveitä. Tutustumalla taloushallinnon ulkoistuspalveluihimme saat käsityksen siitä, miten modernit järjestelmät ja selkeät prosessit helpottavat siirtymää.
| Vaihe | Kesto |
|---|---|
| Uuden tilitoimiston valinta ja tarjoukset | 1-2 viikkoa |
| Sopimuksen teko ja vanhan irtisanominen | 1-3 päivää |
| Aineistojen siirto ja arkistojen luovutus | 1-3 viikkoa |
| Järjestelmien käyttöoikeuksien siirrot | 3-7 päivää |
| Yhteistyön aloitus ja perehdytys | 1-2 viikkoa |
Mitkä ovat yleisimmät syyt tilitoimiston vaihtamiseen?
Yleisin syy tilitoimiston vaihtoon on palvelun laatuun liittyvä tyytymättömyys. Kun kirjanpito sisältää virheitä, raportit tulevat myöhässä tai neuvonta on puutteellista, yrityksen johto menettää luottamuksensa kumppaniinsa. Tämä voi johtaa vakaviin seurauksiin, kuten veroseuraamuksiin tai päätöksenteon viivästymiseen.
Toinen merkittävä syy on hitaat vastausajat ja heikko tavoitettavuus. Kun tarvitset kiireellistä tietoa tai neuvoa, mutta yhteyshenkilösi ei vastaa päiviin, se haittaa liiketoimintaasi konkreettisesti. Modernissa liiketoiminnassa asiat vaativat usein nopeita ratkaisuja, eikä viikon odotusaika ole hyväksyttävä.
Myös puutteellinen asiantuntemus ja neuvonta ajavat yrityksiä vaihtamaan tilitoimistoa. Taloushallinto ei ole pelkkää numeroiden tallentamista, vaan yrityksesi tulisi saada aktiivista neuvontaa verotuksessa, taloussuunnittelussa ja kasvun tukemisessa. Jos tilitoimistosi ei pysty tarjoamaan strategista kumppanuutta, menetät arvokkaita mahdollisuuksia.
- Joustamattomuus ja vanhanaikaiset toimintatavat: Paperiset tositteet ja sähköpostin liitetiedostot ovat aikaa vieviä ja virhealttiita
- Hinnoittelun epäselvyys tai kohtuuttomuus: Yllättävät lisälaskut ja epäselvät hinnoittelumallit aiheuttavat turhautumista
- Henkilökemioiden toimimattomuus: Luottamuksellinen kumppanuus vaatii hyvää yhteistyötä ja ymmärrystä
Nämä ongelmat vaikuttavat suoraan yrityksen toimintaan. Huono palvelu vie aikaa ja resursseja, jotka voisit käyttää ydinliiketoimintasi kehittämiseen. Kun tilitoimisto Helsinki tai Karkkila alueella ei vastaa tarpeisiisi, on aika etsiä parempi vaihtoehto.
Mitä tilitoimiston vaihtoprosessi käytännössä sisältää?
Tilitoimiston vaihtoprosessi alkaa uuden kumppanin valinnalla ja tarjouspyyntöjen tekemisellä. Kannattaa pyytää tarjoukset useammalta toimistolta ja vertailla sekä hintoja että palvelun sisältöä. Kysy konkreettisia kysymyksiä vastausajoista, käytettävistä järjestelmistä ja henkilökohtaisesta yhteyshenkilöstä. Hyvä tilitoimisto kertoo avoimesti toimintatavoistaan ja auttaa sinua ymmärtämään, mitä saat rahoillesi.
Kun olet valinnut uuden kumppanin, seuraava vaihe on sopimuksen tekeminen heidän kanssaan. Käy sopimus huolellisesti läpi ja varmista, että ymmärrät kaikki ehdot, hinnoittelun ja palvelun sisällön. Samalla voit irtisanoa vanhan sopimuksesi. Tarkista vanha sopimus huolellisesti irtisanomisajan ja -ehtojen osalta. Irtisanomisaika on tyypillisesti 1-3 kuukautta, mutta joissain tapauksissa voit sopia lyhyemmästä ajasta.
Aineistojen siirto ja arkistojen luovutus on prosessin kriittisin vaihe. Vanhalla tilitoimistolla on velvollisuus luovuttaa kaikki kirjanpitoaineisto ja tositteet sinulle tai uudelle tilitoimistolle. Tämä sisältää kirjanpidon, tilinpäätökset, tositemateriaalin ja muut asiakirjat. Varmista, että saat kaiken tarvittavan aineiston, sillä sitä tarvitaan jatkossa esimerkiksi verotarkastuksissa. Täytä tarjouspyyntölomake jo tässä vaiheessa, niin voimme auttaa sinua suunnittelemaan sujuvan siirtymän.
Käyttöoikeuksien siirrot eri järjestelmiin vaativat huolellisuutta. Uusi tilitoimisto tarvitsee pääsyn kirjanpito-ohjelmaan, verkkopankkiin, palkanlaskentajärjestelmään ja mahdollisesti muihin sovelluksiin. Samalla vanhan tilitoimiston käyttöoikeudet tulee poistaa tietoturvasyistä. Hyvä käytäntö on tehdä lista kaikista järjestelmistä ja käydä ne läpi systemaattisesti.
Yhteistyön aloitus uuden kumppanin kanssa sisältää perehdytyksen ja ensimmäisten kuukausien kirjanpidon käynnistämisen. Käy läpi yrityksesi erityispiirteet, raportointitarpeet ja toiveet yhteistyölle. Modernit tilitoimistot tarjoavat käyttöösi sähköiset järjestelmät, joiden kautta voit seurata kirjanpitoa reaaliajassa ja toimittaa aineistoja vaivattomasti.
Miten voit varmistaa sujuvan siirtymän uuteen tilitoimistoon?
Oikean ajankohdan valinta on ensimmäinen askel onnistuneeseen vaihtoon. Vältä tilikauden vaihdetta, tilinpäätöskautta ja muita kiireisiä jaksoja. Paras aika tilitoimiston vaihdolle on usein tilikauden puolivälissä, kun kirjanpito on tasaisessa vaiheessa. Myös kesäaika voi olla hyvä vaihtoehto, jos liiketoimintasi on silloin rauhallisempaa. Tilitoimiston vaihto kesken tilikauden on täysin mahdollista ja usein jopa suositeltavaa, kun ongelmat ovat ilmenneet.
Dokumenttien ja aineistojen järjestäminen etukäteen nopeuttaa prosessia merkittävästi. Kerää yhteen kaikki tärkeät sopimukset, tilinpäätökset, veropäätökset ja muut keskeiset asiakirjat. Varmista, että kirjanpitoaineisto on ajan tasalla ja tositteet järjestyksessä. Mitä paremmin valmistaudut, sitä sujuvammin vaihto etenee.
Selkeä kommunikaatio molempien tilitoimistojen kanssa on välttämätöntä. Kerro vanhalle tilitoimistolle asiallisesti päätöksestäsi ja pyydä tarvittavat aineistot sovittuun määräaikaan mennessä. Pidä uusi tilitoimisto ajan tasalla prosessin etenemisestä ja mahdollisista viivästyksistä. Avoin viestintä ehkäisee väärinkäsityksiä ja varmistaa, että kaikki osapuolet tietävät vastuunsa.
Riittävän siirtymäajan varaaminen on tärkeää. Älä odota, että vaihto tapahtuu yhdessä yössä. Anna itsellesi ja molemmille tilitoimistoille aikaa hoitaa asiat huolellisesti. Kiire aiheuttaa virheitä ja stressiä, joten parempi varata muutama viikko ylimääräistä kuin joutua korjaamaan ongelmia jälkikäteen.
Uuden kumppanin aktiivinen hyödyntäminen vaihtoprosessissa tekee siirtymästä helpomman. Kokenut tilitoimisto ottaa vastuun prosessin sujuvuudesta ja tarjoaa selkeän vaihtopolun. Me autamme asiakkaitamme koko vaihdon ajan, kerromme tarkalleen mitä tarvitsemme ja milloin, sekä hoidamme mahdollisimman suuren osan käytännön järjestelyistä. Tavoitteenamme on, että voit keskittyä omaan liiketoimintaasi, kun me huolehdimme taloushallinnon sujuvasta siirrosta. Tutustu moderneihin taloushallinnon palveluihimme ja ota yhteyttä, niin suunnitellaan yhdessä sujuva siirtymä parempaan palveluun.
