Kahdenkertainen kirjanpito on lakisääteinen velvollisuus suurimmalle osalle suomalaisista yrityksistä ja yhteisöistä. Kirjanpitolain mukaan kaikki liike- ja ammattitoimintaa harjoittavat ovat kirjanpitovelvollisia, ja pääsääntöisesti tämä velvollisuus toteutetaan kahdenkertaisena kirjanpitona. Tämä tarkoittaa, että jokainen liiketapahtuma kirjataan vähintään kahdelle eri tilille: sekä veloitus- että hyvityspuolelle. Poikkeuksia velvollisuuteen on vain harvoissa tapauksissa, kuten yksityisillä elinkeinonharjoittajilla, jotka täyttävät tietyt ehdot. Kahdenkertainen kirjanpito on keskeinen osa yritysten taloushallintoa, ja sen oikea toteuttaminen vaatii usein ammattitaitoisen kirjanpitäjän osaamista.
Kahdenkertainen kirjanpito yritystoiminnassa
Kahdenkertainen kirjanpito on taloushallinnon peruskivi, joka muodostaa yrityksen talouden seurannan perustan. Tässä kirjanpitomenetelmässä jokainen liiketapahtuma kirjataan aina vähintään kahdelle eri tilille – toisen tilin debet-puolelle ja toisen tilin kredit-puolelle. Tämä kaksinkertainen kirjaus varmistaa, että kirjanpito on tasapainossa ja liiketapahtumien kulku voidaan jäljittää luotettavasti.
Yritystoiminnassa kahdenkertainen kirjanpito tarjoaa kokonaisvaltaisen kuvan yrityksen taloudellisesta tilanteesta. Se auttaa seuraamaan tuloja, menoja, varoja ja velkoja järjestelmällisesti. Kun liiketapahtumasta tehdään aina kaksi merkintää, voidaan helposti nähdä, mistä raha on tullut ja mihin se on mennyt.
Kahdenkertaisen kirjanpidon perusperiaate on, että yrityksen varat ja velat ovat aina tasapainossa. Tämä tunnetaan kirjanpidon perussääntönä: ”vastaavaa = vastattavaa”. Tämä periaate mahdollistaa tilinpäätöksen laatimisen, joka koostuu tuloslaskelmasta, taseesta ja näiden liitetiedoista.
Nykyaikaisessa liiketoiminnassa kahdenkertainen kirjanpito toteutetaan useimmiten sähköisten taloushallintojärjestelmien avulla, mikä helpottaa prosessia huomattavasti. Sähköinen kirjanpito antaa mahdollisuuden tehdä asioita nopeammassa rytmissä, ja yrittäjä pysyy paremmin perillä yrityksensä taloustilanteesta. Vaikka kahdenkertainen kirjanpito voi vaikuttaa monimutkaiselta, se on välttämätön työkalu vastuullisessa yritystoiminnassa.
Onko kahdenkertainen kirjanpito lakisääteistä Suomessa?
Kyllä, kahdenkertainen kirjanpito on lakisääteinen velvollisuus lähes kaikille Suomessa toimiville yrityksille ja yhteisöille. Suomen kirjanpitolain (1336/1997) mukaan jokainen, joka harjoittaa liike- tai ammattitoimintaa, on tästä toiminnastaan kirjanpitovelvollinen, ja kirjanpitovelvollisuus toteutetaan pääsääntöisesti kahdenkertaisena kirjanpitona.
Kirjanpitolain 1 luvun 1 § määrittelee kirjanpitovelvolliset, joihin kuuluvat muun muassa:
- Osakeyhtiöt, osuuskunnat, avoimet yhtiöt ja kommandiittiyhtiöt
- Yhdistykset ja säätiöt
- Liikkeen- ja ammatinharjoittajat
- Muut oikeushenkilöt, kuten asunto-osakeyhtiöt
Kahdenkertaisen kirjanpidon velvoite perustuu kirjanpitolain 1 luvun 2 §:ään, jossa todetaan, että kirjanpitovelvollisen on pidettävä kahdenkertaista kirjanpitoa, ellei laissa toisin säädetä. Tämä vaatimus koskee siis käytännössä kaikkia yritysmuotoja, ja sen tarkoituksena on varmistaa kirjanpidon luotettavuus ja yritysten taloudellisen tilanteen läpinäkyvyys.
Kirjanpitolain noudattamista valvoo Patentti- ja rekisterihallitus, ja lain rikkomisesta voi seurata rangaistuksia. Kirjanpitolain lisäksi eri yritysmuotoja koskevat omat lakinsa (kuten osakeyhtiölaki tai osuuskuntalaki), jotka voivat sisältää lisävaatimuksia kirjanpidolle ja tilinpäätökselle.
Vaikka lainsäädäntö asettaa selkeät vaatimukset, moni yrittäjä kokee kirjanpidon haastavaksi. Tämän vuoksi kirjanpidon ulkoistaminen ammattitaitoiselle kirjanpitäjälle on usein järkevä ratkaisu, joka varmistaa lain noudattamisen.
Mitä poikkeuksia kahdenkertaisen kirjanpidon vaatimukseen on?
Suomen kirjanpitolaissa on muutamia harvoja poikkeuksia kahdenkertaisen kirjanpidon vaatimukseen. Nämä poikkeukset koskevat lähinnä pienimuotoista liiketoimintaa harjoittavia yksityisiä elinkeinonharjoittajia eli toiminimiyrittäjiä.
Kirjanpitolain 1 luvun 1a §:n mukaan luonnollinen henkilö, maatilatalouden ja kalastuksen harjoittajaa lukuun ottamatta, ei ole velvollinen pitämään kahdenkertaista kirjanpitoa, jos sekä päättyneellä että sitä edeltäneellä tilikaudella on täyttynyt enintään yksi seuraavista edellytyksistä:
- Taseen loppusumma ylittää 100 000 euroa
- Liikevaihto tai sitä vastaava tuotto ylittää 200 000 euroa
- Palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä
Jos yksikään näistä rajoista ei ylity kahtena peräkkäisenä tilikautena, yksityinen elinkeinonharjoittaja voi halutessaan pitää yhdenkertaista kirjanpitoa. Tällöin kirjanpitoon merkitään liiketapahtumina maksetut menot, korot ja verot sekä saadut tulot samoin kuin tavaroiden ja palvelusten oma käyttö.
On kuitenkin huomattava, että vaikka yhdenkertainen kirjanpito on lain mukaan mahdollinen, se ei yleensä ole käytännössä suositeltava vaihtoehto. Yhdenkertainen kirjanpito ei anna yhtä kattavaa kuvaa yrityksen taloudellisesta tilanteesta kuin kahdenkertainen kirjanpito, ja se voi vaikeuttaa esimerkiksi lainan saamista pankista.
Lisäksi on tärkeää huomioida, että vaikka yhdenkertainen kirjanpito olisi mahdollinen, tilinpäätös on silti laadittava, tosin suppeammassa muodossa. Käytännössä monet pienetkin toiminimiyrittäjät päätyvät pitämään kahdenkertaista kirjanpitoa sen tarjoamien etujen vuoksi, vaikka laki ei sitä välttämättä edellyttäisikään.
Mitkä ovat kahdenkertaisen kirjanpidon hyödyt yritykselle?
Kahdenkertainen kirjanpito tarjoaa yritykselle merkittäviä etuja, jotka ulottuvat paljon lakisääteisten velvoitteiden täyttämistä pidemmälle. Sen tuomat hyödyt tekevät siitä arvokkaan työkalun yrityksen johtamisessa ja talouden hallinnassa.
Tärkein kahdenkertaisen kirjanpidon etu on sen antama tarkka ja luotettava kuva yrityksen taloudellisesta tilanteesta. Kun jokainen tapahtuma kirjataan kahdelle tilille, kirjanpito pysyy automaattisesti tasapainossa, ja mahdolliset virheet on helpompi havaita. Tämä parantaa tiedon luotettavuutta päätöksenteon pohjana.
Kahdenkertainen kirjanpito mahdollistaa myös:
- Kattavan tulosseurannan, joka auttaa ymmärtämään, mistä yrityksen tulos muodostuu
- Tehokkaan kassavirtojen hallinnan ja ennustamisen
- Selkeän kuvan yrityksen varoista ja veloista taseessa
- Tarkan seurannan siitä, mihin yrityksen varat käytetään
- Paremmat mahdollisuudet rahoituksen saamiseen, sillä rahoittajat usein edellyttävät luotettavaa taloustietoa
Verotuksen näkökulmasta kahdenkertainen kirjanpito helpottaa veroilmoitusten laatimista ja varmistaa, että kaikki verovähennykset tulevat hyödynnetyksi. Se myös auttaa arvonlisäveron laskemisessa ja tilittämisessä oikea-aikaisesti.
Sähköisen taloushallinnon järjestelmissä kahdenkertainen kirjanpito toimii erityisen tehokkaasti. Nykyaikaiset järjestelmät automatisoivat kirjauksia ja helpottavat raportointia, mikä säästää aikaa ja vähentää virheitä. Tämä mahdollistaa ajantasaisen taloustiedon saamisen yrityksestä riippumatta siitä, onko kyseessä pieni vai suuri yritys.
Kahdenkertainen kirjanpito on myös arvokas työkalu liiketoiminnan suunnittelussa ja strategisten päätösten tekemisessä. Sen tuottamat raportit auttavat tunnistamaan kannattavat ja kannattamattomat liiketoiminta-alueet sekä optimoimaan hinnoittelua ja kustannusrakennetta.
Miten kahdenkertaisen kirjanpidon ulkoistaminen toimii?
Kahdenkertaisen kirjanpidon ulkoistaminen ammattitaitoiselle tilitoimistolle on suosittu ja käytännöllinen ratkaisu monille yrityksille. Ulkoistaminen vapauttaa yrittäjän aikaa ydinliiketoimintaan samalla kun varmistaa kirjanpidon lainmukaisuuden ja ajantasaisuuden.
Kirjanpitopalveluiden ulkoistaminen alkaa yleensä alkukeskustelulla, jossa kartoitetaan yrityksen tarpeet ja sovitaan yhteistyön yksityiskohdista. Tässä vaiheessa määritellään, mitä palveluita yritys tarvitsee – pelkkää kirjanpitoa, tilinpäätöspalveluita, palkanlaskentaa vai laajempaa taloushallinnon kokonaisuutta.
Kirjanpidon ulkoistamisessa yritykselle nimetään oma kirjanpitäjä, joka oppii tuntemaan yrityksen toiminnan ja erityispiirteet. Tämä henkilökohtainen palvelumalli on huomattavasti toimivampi kuin asiointi eri henkilöiden kanssa joka kerta. Oma kirjanpitäjä on ensisijainen yhteyshenkilö, jonka takana on koko taloushallinnon tiimi avustamassa vaikeimmissa ongelmatilanteissa.
Käytännössä kirjanpidon ulkoistaminen toimii seuraavasti:
- Yrittäjä toimittaa kirjanpitoaineiston (kuitit, laskut, tiliotteet) sovitun aikataulun mukaisesti tilitoimistolle
- Aineisto voidaan toimittaa fyysisesti tai yhä useammin sähköisesti
- Kirjanpitäjä käsittelee aineiston, tekee tarvittavat kirjaukset ja laatii raportit
- Tilitoimisto hoitaa viranomaisilmoitukset, kuten alv-ilmoitukset ja työnantajasuoritukset
- Tilinpäätöksen yhteydessä laaditaan tilinpäätösasiakirjat ja veroilmoitukset
Sähköinen taloushallinto on tehnyt kirjanpidon ulkoistamisesta entistä sujuvampaa. Nykyaikaiset järjestelmät mahdollistavat tositteiden toimittamisen vaikkapa kuvaamalla ne älypuhelimella, mikä säästää aikaa tositteiden kuljettamiselta tai postittelulta. Sähköisessä muodossa säilytettävä aineisto säästää myös tilaa verrattuna perinteisiin mappeihin.
Kirjanpidon ulkoistamisen kustannukset vaihtelevat yrityksen koon, toiminnan laajuuden ja valittujen palveluiden mukaan. Hinta määräytyy usein tositteiden määrän, työn vaativuuden ja käytetyn ajan perusteella. Vaikka ulkoistaminen tuo kustannuksia, se on useimmiten kustannustehokasta, kun huomioidaan oman ajan säästö ja asiantuntijuuden tuoma lisäarvo.
Clerica tarjoaa yrityksille kilpailukykyiseen hintaan luotettavaa ja asiantuntevaa kirjanpitopalvelua, joka voidaan räätälöidä yrityksen tarpeiden mukaan. Palvelun laatu on verrannollinen hintaan – asiakas saa ammattitaitoista osaamista ja tarvitsemansa palvelukokonaisuuden.
Kahdenkertainen kirjanpito osana vastuullista yritystoimintaa
Kahdenkertainen kirjanpito on olennainen osa vastuullista ja menestyksekästä yritystoimintaa. Se ei ole pelkästään lakisääteinen velvollisuus, vaan myös arvokas työkalu, joka auttaa yrittäjää ymmärtämään ja kehittämään liiketoimintaansa.
Kuten olemme todenneet, kahdenkertainen kirjanpito on Suomessa pakollinen lähes kaikille yrityksille ja yhteisöille. Vain harvat, pienimuotoista toimintaa harjoittavat yksityiset elinkeinonharjoittajat voivat tietyin ehdoin pitää yhdenkertaista kirjanpitoa. Lakisääteisyys perustuu tarpeeseen varmistaa yritystoiminnan läpinäkyvyys ja luotettavuus.
Kahdenkertaisen kirjanpidon hyödyt ulottuvat kuitenkin paljon lakisääteisten velvoitteiden täyttämistä pidemmälle. Se tarjoaa kattavan kuvan yrityksen taloudellisesta tilanteesta, auttaa päätöksenteossa ja mahdollistaa tehokkaan talouden suunnittelun. Hyvin hoidettu kirjanpito on investointi yrityksen tulevaisuuteen.
Kirjanpidon ulkoistaminen ammattitaitoiselle tilitoimistolle on monille yrityksille järkevä ratkaisu. Se vapauttaa yrittäjän aikaa ydinliiketoimintaan ja varmistaa, että kirjanpito on aina ajan tasalla ja lainmukainen. Erityisesti sähköiset taloushallinnon ratkaisut ovat tehneet kirjanpidon hoitamisesta aiempaa sujuvampaa.
Clerica tarjoaa yrityksille kokonaisvaltaisia taloushallinnon palveluita, joiden ytimessä on laadukas ja luotettava kirjanpito. Kokeneet ammattilaisemme varmistavat, että yrityksesi kirjanpito on aina kunnossa ja vastaa sekä lainsäädännön vaatimuksia että liiketoimintasi tarpeita. Nimetty kirjanpitäjä oppii tuntemaan yrityksesi ja pystyy tarjoamaan juuri sinun liiketoimintaasi parhaiten tukevat ratkaisut.
Vastuullisena yrittäjänä kannattaa panostaa laadukkaaseen kirjanpitoon, joka on yksi liiketoiminnan tärkeimmistä peruspilareista. Olipa yrityksesi pieni tai suuri, hyvin hoidettu kahdenkertainen kirjanpito antaa vankan pohjan menestykselle.
Jos haluat varmistaa, että yrityksesi kirjanpito on ammattitaitoisissa käsissä, pyydä tarjous Clericalta. Autamme sinua keskittymään omaan ydinosaamiseesi, kun me huolehdimme kirjanpidostasi.
Pyydä tarjous kirjanpitopalveluistamme helposti tarjouspyyntölomakkeella. Vastaamme sinulle pian!
