Yleisimmät syyt tilitoimiston vaihtamiseen liittyvät usein tyytymättömyyteen nykyisen palveluntarjoajan toimintaan. Näitä ovat erityisesti puutteellinen kommunikaatio, korkeat tai epäselvät hinnat, asiantuntemuksen puute sekä vanhanaikaiset toimintatavat. Tilitoimiston vaihtoa harkitaan myös, kun yritys kasvaa ja tarpeet muuttuvat. Vaihtaminen on mahdollista myös kesken tilikauden, vaikka moni kokee sen haastavana. Onnistunut tilitoimiston vaihto voi kuitenkin tuoda merkittäviä hyötyjä liiketoiminnan tehokkuuteen ja taloudelliseen päätöksentekoon.
Miksi yritykset harkitsevat tilitoimiston vaihtamista?
Yritykset harkitsevat tilitoimiston vaihtamista useista eri syistä, jotka usein kumpuavat nykyisen palveluntarjoajan kyvyttömyydestä vastata yrityksen muuttuviin tarpeisiin. Tilitoimiston merkitys yritykselle on keskeinen, sillä se ei huolehdi pelkästään pakollisista viranomaisilmoituksista vaan toimii parhaimmillaan strategisena kumppanina liiketoiminnan kehittämisessä.
Yleisin syy vaihtamiseen on tyytymättömyys nykyisen tilitoimiston palvelun laatuun. Moni yrittäjä kokee, ettei saa riittävästi tukea taloudelliseen päätöksentekoon tai että kirjanpitäjä ei ole riittävän oma-aloitteinen. Myös kommunikaation haasteet nousevat toistuvasti esiin – viesteihin ei vastata riittävän nopeasti tai asiat joudutaan selittämään useaan kertaan.
Yrityksen kasvu ja kehittyminen muuttavat usein taloushallinnon tarpeita. Kun liiketoiminta laajenee, tarvitaan monipuolisempaa raportointia ja syvällisempää talousanalyysiä. Pienelle yritykselle sopiva tilitoimisto ei välttämättä pysty tarjoamaan kasvavalle yritykselle riittävän kattavia palveluita, mikä johtaa harkintaan tilitoimiston vaihdosta.
Teknologian kehitys ja digitalisaatio ovat muuttaneet taloushallintoa merkittävästi. Jos nykyinen tilitoimisto toimii edelleen perinteisillä menetelmillä, yrittäjä saattaa kokea, ettei hyödy nykyaikaisen sähköisen taloushallinnon tuomista eduista. Tämä on yksi kasvavista syistä harkita tilitoimiston vaihtamista modernimpaan vaihtoehtoon.
Milloin on oikea aika vaihtaa tilitoimistoa?
Oikea aika tilitoimiston vaihtamiseen on silloin, kun yhteistyö nykyisen palveluntarjoajan kanssa ei enää palvele yrityksesi tarpeita riittävän hyvin. Merkit vaihtotarpeesta ovat usein selkeästi havaittavissa, mutta moni yrittäjä epäröi silti ryhtymistä toimenpiteisiin, koska tilitoimiston vaihto koetaan työläänä prosessina.
Selkein merkki vaihtotarpeesta on toistuvat virheet kirjanpidossa tai viranomaisilmoituksissa. Jos huomaat joutuvasi jatkuvasti korjaamaan virheitä tai niistä aiheutuu jopa seuraamuksia, on aika harkita vaihtoa. Jokaiselle voi sattua yksittäinen virhe, mutta toistuvat virheet kertovat syvemmistä ongelmista, joita ei ehkä saada korjattua nykyisessä tilitoimistossa.
Kommunikaation puute on toinen merkittävä varoitusmerkki. Jos viesteihin ei vastata kohtuullisessa ajassa, tärkeät asiat jäävät hoitamatta tai koet, että et saa riittävästi tietoa yrityksesi taloudellisesta tilanteesta, on syytä harkita vaihtoa. Hyvä tilitoimisto pitää yrittäjän ajan tasalla ja varmistaa, että talousasiat ovat hallinnassa.
Yrityksen kasvu ja kehitys ovat luonnollisia hetkiä arvioida tilitoimistoyhteistyön toimivuutta. Jos liiketoimintasi on kasvanut tai muuttunut merkittävästi, saattavat myös taloushallinnon tarpeet olla erilaiset kuin aiemmin. Monesti pienyritykselle sopiva tilitoimisto ei pystykään vastaamaan kasvavan tai kansainvälistyvän yrityksen tarpeisiin.
Myös tilitoimiston vaihto kesken tilikauden on täysin mahdollista, vaikka monet ajattelevat, että vaihtaminen onnistuu vain tilikauden vaihtuessa. Useimmiten sopivin ajankohta on kuitenkin kuukauden tai vuosineljänneksen vaihtuessa, jolloin siirtymä on selkeämpi. Ammattitaitoinen tilitoimisto osaa hoitaa siirtymävaiheen sujuvasti myös kesken tilikauden.
Mitä ongelmia huono kommunikaatio tilitoimiston kanssa aiheuttaa?
Huono kommunikaatio tilitoimiston kanssa aiheuttaa monia konkreettisia ongelmia, jotka voivat vaikuttaa negatiivisesti yrityksen talouteen ja toimintaan. Kommunikaatio-ongelmat ilmenevät yleensä hitaina vasteaikoina, epäselvinä ohjeina tai puutteellisena tiedottamisena, mikä johtaa väärinymmärryksiin ja virheisiin.
Yksi suurimmista haasteista on tärkeiden määräaikojen lähestymisestä tiedottaminen. Jos tilitoimisto ei muistuta ajoissa esimerkiksi veroilmoitusten jättöajoista tai ALV-maksuista, voi yritykselle aiheutua myöhästymismaksuja tai muita sanktioita. Tämä on suora taloudellinen menetys, joka olisi voitu välttää paremmalla kommunikaatiolla.
Puutteellinen kommunikaatio johtaa usein myös siihen, että kirjanpitäjä ei saa kaikkea tarvitsemaansa tietoa. Tämä voi näkyä virheellisinä kirjauksina tai puutteellisina raporteina. Kun yrittäjä ei ymmärrä, mitä tietoja kirjanpitäjä tarvitsee ja miksi, eikä kirjanpitäjä osaa selkeästi pyytää tarvitsemiaan tietoja, syntyy kierre, jossa molemmat osapuolet turhautuvat.
Kommunikaation puute näkyy myös siinä, ettei yrittäjä saa riittävästi tietoa oman yrityksensä taloudellisesta tilanteesta. Moderni tilitoimisto ei vain kirjaa menneitä tapahtumia, vaan auttaa yrittäjää ymmärtämään yrityksen taloudellista tilannetta ja tekemään parempia päätöksiä. Tämä edellyttää säännöllistä ja selkeää kommunikaatiota.
Sähköinen taloushallinto voi merkittävästi parantaa kommunikaatiota tilitoimiston kanssa. Kun kaikki tositteet ja raportit ovat saatavilla sähköisessä muodossa reaaliaikaisesti, vähenee tarve erilliselle viestinnälle ja tietojen toimittamiselle. Yrittäjä pääsee itse näkemään ajantasaisen tilanteen ja kirjanpitäjä voi keskittyä oleellisempaan neuvontaan rutiinien sijasta.
Miten hinnoittelu ja kustannukset vaikuttavat tilitoimiston valintaan?
Hinnoittelu ja kustannukset ovat merkittäviä tekijöitä tilitoimiston valinnassa, mutta pelkkä hinta ei saisi olla ainoa valintakriteeri. Tilitoimistojen hinnoittelumallit vaihtelevat huomattavasti, ja yrittäjän on tärkeää ymmärtää, mistä hinta muodostuu ja mitä palveluita se sisältää.
Tilitoimistoilla on tyypillisesti kolme pääasiallista hinnoittelumallia: tuntiperusteinen, tositeperusteinen ja kiinteä kuukausihinta. Tuntiperusteisessa mallissa laskutetaan käytetyn työajan mukaan, tositeperusteisessa maksat käsiteltyjen tositteiden määrän mukaan, ja kiinteässä hinnoittelussa maksat sovitun summan kuukausittain riippumatta työmäärästä.
| Hinnoittelumalli | Edut | Haasteet | Sopii erityisesti |
|---|---|---|---|
| Tuntiperusteinen | Maksat vain tehdystä työstä | Kuukausilaskun suuruus voi vaihdella paljon | Yrityksille, joiden tarpeet vaihtelevat kuukausittain |
| Tositeperusteinen | Selkeä yhteys liiketoiminnan volyymiin | Paljon tositteita käsittelevät yritykset maksavat enemmän | Pienille yrityksille, joilla on vähän tositteita |
| Kiinteä kuukausihinta | Ennakoitava kustannus, helppo budjetoida | Voi olla kalliimpi hiljaisina kuukausina | Vakiintuneen toiminnan yrityksille |
Hintavertailussa on tärkeää kiinnittää huomiota myös piileviin kustannuksiin. Monissa tilitoimistoissa peritään erillisiä maksuja esimerkiksi viranomaisilmoituksista, tilinpäätöksestä tai konsultoinnista. Halvin tuntihinta voi lopulta johtaa korkeampiin kokonaiskustannuksiin, jos perusmaksun päälle lisätään lukuisia erillisiä veloituksia.
Sähköisen taloushallinnon kustannukset tulisi myös huomioida. Vaikka modernit järjestelmät tuovat pitkällä aikavälillä kustannussäästöjä, voi niiden käyttöönotto aiheuttaa aluksi lisäkustannuksia. Tilitoimistot hinnoittelevat järjestelmien käyttöoikeudet eri tavoin – jotkut sisällyttävät ne peruspalveluun, toiset veloittavat niistä erikseen.
Lopulta tilitoimiston valinnassa tulisi ajatella kokonaisuutta. Hieman kalliimpi tilitoimisto, joka tarjoaa laadukkaampaa palvelua, parempaa neuvontaa ja tehokkaampaa taloushallintoa, voi tuoda yrityksellesi huomattavasti enemmän arvoa kuin halvin vaihtoehto. Hyvin hoidettu taloushallinto auttaa tekemään parempia päätöksiä, säästämään veroissa ja välttämään virheitä – kaikki asioita, joilla on suora vaikutus yrityksesi tulokseen.
Millaista osaamista moderni tilitoimisto tarjoaa?
Moderni tilitoimisto tarjoaa huomattavasti laajempaa osaamista kuin pelkkää lakisääteistä kirjanpitoa. Nykypäivän tilitoimistot toimivat yrityksesi strategisena kumppanina, joka tukee liiketoiminnan kehittämistä monipuolisella taloushallinnon asiantuntemuksella ja digitaalisilla ratkaisuilla.
Sähköinen taloushallinto on modernin tilitoimiston perusta. Se mahdollistaa reaaliaikaisen kirjanpidon, automaattisen tiedonsiirron eri järjestelmien välillä ja paperittomat prosessit. Kun rutiinityöt automatisoituvat, jää enemmän aikaa asiantuntijatyölle, kuten taloudelliselle neuvonnalle ja analyysille.
Toimialakohtainen erikoisosaaminen on toinen modernin tilitoimiston vahvuus. Eri toimialoilla on omat erityispiirteensä ja säännöksensä, joiden tunteminen on tärkeää. Esimerkiksi rakennusalan käännetty arvonlisävero, maatalouden tuet tai yhdistysten erityispiirteet vaativat erityisosaamista, jota kaikilla tilitoimistoilla ei ole.
Moderni tilitoimisto tarjoaa myös monipuolisia lisäarvopalveluita:
- Talouspäällikköpalvelut, joissa tilitoimisto ottaa laajemman vastuun yrityksen taloudesta
- Kassavirtaennusteet ja budjetointiavun liiketoiminnan suunnitteluun
- Verosuunnittelua, joka auttaa optimoimaan verotusta laillisesti
- Controller-palvelut, jotka tuottavat sisäisen laskennan raportteja päätöksenteon tueksi
- Palkanlaskennan ja HR-järjestelmien integroinnin taloushallintoon
Digitaaliset työkalut mahdollistavat tehokkaamman yhteistyön tilitoimiston kanssa. Moderneissa järjestelmissä voit esimerkiksi skannata kuitit suoraan järjestelmään, hyväksyä ostolaskut mobiilisti ja tarkastella ajantasaisia talousraportteja missä ja milloin tahansa. Tämä tekee taloushallinnosta joustavampaa ja vähemmän aikaa vievää.
Moderni tilitoimisto pysyy myös ajan tasalla jatkuvasti muuttuvasta lainsäädännöstä ja verotuksesta. Tämä on merkittävä etu yrittäjälle, joka voi keskittyä oman liiketoimintansa pyörittämiseen. Auktorisoitu tilitoimisto varmistaa, että kaikki viranomaisvelvoitteet hoidetaan ajallaan ja oikein, mikä tuo mielenrauhaa yrittäjälle.
Miten tilitoimiston vaihtaminen käytännössä tapahtuu?
Tilitoimiston vaihtaminen käytännössä on selkeä prosessi, joka koostuu useasta vaiheesta. Vaikka tilitoimiston vaihto kesken tilikauden voi tuntua haastavalta, se on täysin mahdollista ja usein sujuvampaa kuin moni yrittäjä pelkää. Hyvin suunniteltu vaihtoprosessi varmistaa, että taloushallinto toimii keskeytyksettä myös siirtymävaiheen aikana.
Ensimmäinen askel on uuden tilitoimiston valinta. Tässä vaiheessa kannattaa pyytää tarjouksia useammalta tilitoimistolta ja vertailla niitä huolellisesti. Kiinnitä huomiota hinnoittelumalliin, tarjottaviin palveluihin, käytössä oleviin järjestelmiin sekä siihen, miten hyvin tilitoimisto ymmärtää juuri sinun yrityksesi tarpeita.
Kun päätös uudesta tilitoimistosta on tehty, on aika irtisanoa sopimus nykyisen tilitoimiston kanssa. Tarkista sopimuksen irtisanomisaika ja -ehdot. Useimmiten irtisanomisaika on 1-3 kuukautta. On suositeltavaa irtisanoa sopimus kirjallisesti, jotta siitä jää dokumentti. Ilmoita myös selkeästi, mihin saakka haluat nykyisen tilitoimiston hoitavan kirjanpitoasi.
Seuraavaksi on huolehdittava kirjanpitoaineiston siirtämisestä. Uusi tilitoimistosi tarvitsee ainakin:
- Edellisen tilikauden tilinpäätöksen
- Kuluvan tilikauden kirjanpitoaineiston
- Veroilmoitukset ja muut viranomaisilmoitukset
- Tiedot keskeneräisistä asioista ja erityisistä käytännöistä
- Käytössä olevan tilikartan ja mahdolliset kustannuspaikkatiedot
Tietojen siirtäminen sähköisistä järjestelmistä toiseen voi vaatia erityistoimenpiteitä. Jos sekä vanha että uusi tilitoimisto käyttävät samaa järjestelmää, siirto on usein helpompaa. Muussa tapauksessa tietoja voidaan joutua siirtämään manuaalisesti tai erityisten siirtotiedostojen avulla.
Huolehdi myös käyttöoikeuksien ja valtuutusten päivittämisestä. Uusi tilitoimisto tarvitsee valtuutukset hoitaa veroasioita, työeläkevakuutuksia ja muita viranomaisvelvoitteita puolestasi. Nämä valtuutukset voidaan yleensä hoitaa sähköisesti Suomi.fi-valtuutuspalvelun kautta.
Tilitoimiston vaihto tarjoaa myös hyvän tilaisuuden arvioida taloushallinnon prosesseja kokonaisuutena. Keskustele uuden tilitoimistosi kanssa, miten voisitte tehostaa toimintaa entisestään. Esimerkiksi siirtyminen sähköiseen taloushallintoon voi tuoda merkittäviä etuja tehokkuudessa ja ajantasaisuudessa.
Onnistunut tilitoimiston vaihto voi tuoda yrityksellesi selkeitä hyötyjä: paremman palvelun, asiantuntevamman neuvonnan, tehokkaammat prosessit ja parhaimmillaan jopa kustannussäästöjä. Hyvä tilitoimisto on arvokas kumppani liiketoimintasi kehittämisessä.
Jos harkitset tilitoimiston vaihtoa, ota ensimmäinen askel ja pyydä tarjous palveluistamme. Autamme siirtymään modernin sähköisen taloushallinnon pariin sujuvasti ja ammattitaitoisesti. Jätä tarjouspyyntö tästä ja olemme sinuun yhteydessä pian!
