Kirjanpitäjä tarvitsee kuukausittaiseen kirjanpitoon kaikki yrityksen liiketapahtumia kuvaavat tositteet, kuten myynti- ja ostolaskut, kuitit, tiliotteet, palkkatositteet sekä ALV-laskelmat. Nämä dokumentit toimivat kirjanpidon perustana ja niiden tulee täyttää kirjanpitolain vaatimukset. Tositteiden perusteella kirjanpitäjä voi laatia luotettavan kuukausittaisen kirjanpidon, veroilmoitukset ja muut lakisääteiset raportit. Asianmukainen tositteiden toimittaminen kirjanpitäjälle on olennaista tarkan ja ajantasaisen taloushallinnon ylläpitämiseksi.
Mitä tositteita kirjanpitäjä tarvitsee kuukausittaiseen kirjanpitoon?
Kirjanpitäjä tarvitsee kuukausittaiseen kirjanpitoon kaikkia dokumentteja, jotka todistavat yrityksesi liiketapahtumia. Tositteet ovat kirjanpidon perusta, sillä ne dokumentoivat jokaisen tapahtuman ja osoittavat sen liiketoiminnallisen luonteen. Ilman asianmukaisia tositteita kirjanpitäjän on mahdotonta laatia lainmukaista ja todellisuutta vastaavaa kirjanpitoa.
Tositteet toimivat todistusaineistona kaikille yrityksesi taloudellisille tapahtumille. Niiden avulla kirjanpitäjä voi varmistaa, että kirjanpito antaa oikean ja riittävän kuvan yrityksen taloudellisesta tilanteesta. Kun kirjanpito perustuu asianmukaisiin tositteisiin, myös viranomaisraportointi ja verotukseen liittyvät ilmoitukset voidaan tehdä luotettavasti.
Tositteita kertyy monista eri liiketoiminnan osa-alueista. Myyntiin liittyvät tositteet, kuten laskut ja kuitit, dokumentoivat yrityksesi tuloja. Ostotositteet puolestaan todistavat yrityksen kulut ja hankinnat. Lisäksi tarvitaan pankkitoimintaan, palkkoihin ja muihin liiketapahtumiin liittyviä dokumentteja.
Sähköinen taloushallinto on tehnyt tositteiden käsittelystä aiempaa tehokkaampaa. Kun tositteet ovat sähköisessä muodossa, niiden toimittaminen kirjanpitäjälle on nopeaa ja yksinkertaista, mikä tekee kuukausittaisesta kirjanpidosta sujuvampaa.
Mitkä ovat pakolliset tositteet kuukausittaisessa kirjanpidossa?
Kuukausittaisessa kirjanpidossa pakollisia tositteita ovat kaikki liiketapahtumia todentavat dokumentit, jotka täyttävät kirjanpitolain vaatimukset. Lakisääteiset tositteet varmistavat, että kirjanpito on luotettava ja viranomaisvaatimukset täyttyvä. Kirjanpitäjä tarvitsee kuukausittain seuraavat tositteet:
- Myyntilaskut ja -kuitit: Kaikki kuukauden aikana laaditut laskut ja myyntitapahtumat
- Ostolaskut ja -kuitit: Kaikki yritykselle saapuneet laskut ja ostotapahtumat
- Tiliotteet: Kaikkien yrityksen pankkitilien tiliotteet kokonaisuudessaan
- Kassatositteet: Käteisellä tapahtuneet maksut ja niiden tositteet
- Palkkatositteet: Palkanmaksuun liittyvät dokumentit ja laskelmat
- Matka- ja kululaskut: Työmatkoihin ja -kuluihin liittyvät tositteet
- Arvonlisäverolaskelmat: ALV-laskelmiin liittyvät dokumentit
- Muistiotositteet: Mahdolliset korjaukset ja sisäiset siirrot
Jokaisen tositteen tulee sisältää tiettyjä perustietoja ollakseen kirjanpitolain mukainen. Tositteesta pitää käydä ilmi päivämäärä, liiketapahtuman sisältö, rahamäärä sekä osapuolet (myyjä ja ostaja). Lisäksi arvonlisäverollisissa laskuissa tulee olla arvonlisäveroon liittyvät tiedot, kuten veron määrä ja verokanta.
| Tositelajit | Mitä tietoja tarvitaan | Erityishuomiot |
|---|---|---|
| Myyntitositteet | Laskun numero, päivämäärä, myyjä, ostaja, tuotteet/palvelut, summa, ALV | Säilytettävä aikajärjestyksessä, numeroituna |
| Ostotositteet | Laskun tiedot, maksupäivä, tuotteet/palvelut, summa, ALV | ALV-vähennykset edellyttävät lainmukaista tositetta |
| Tiliotteet | Kaikki pankkitapahtumat, tilitiedot, ajanjakso | Toimii tositteena tililtä maksetuille tapahtumille |
| Palkkatositteet | Palkanmaksutiedot, työnantajamaksut, verot | Vaatii erityistä tarkkuutta verojen ja maksujen osalta |
Erityisen tärkeää on huolehtia, että kaikki tositteet tallennetaan ja toimitetaan kirjanpitäjälle kuukausittain. Puutteellisten tai kadonneiden tositteiden korvaaminen jälkikäteen on työlästä ja voi johtaa virheellisiin kirjauksiin.
Miten tositteet tulisi järjestää ja toimittaa kirjanpitäjälle?
Tositteiden järjestelmällinen organisointi ja toimittaminen kirjanpitäjälle tekee kuukausittaisesta kirjanpidosta sujuvaa ja tehokasta. Hyvin järjestetyt tositteet säästävät sekä yrittäjän että kirjanpitäjän aikaa ja vähentävät virheitä. Tositteiden toimittamiseen on useita tapoja, mutta tärkeintä on johdonmukaisuus ja selkeys.
Paperiset tositteet kannattaa järjestää aikajärjestykseen tositelajeittain. Myyntilaskut, ostolaskut, tiliotteet ja muut tositteet lajitellaan omiin ryhmiinsä ja järjestetään päivämäärän mukaan. Tositteet voi kiinnittää paperille tai mapittaa selkeästi, jotta ne eivät katoa tai sekoitu.
Sähköiset tositteet on hyvä nimetä johdonmukaisesti. Tiedostonimestä tulisi käydä ilmi päivämäärä, tositteen tyyppi ja mahdollisesti liiketapahtuman osapuoli. Esimerkiksi ”20230815_ostolasku_toimittajaX.pdf” kertoo selkeästi mistä tositteesta on kyse.
Toimitustavat kirjanpitäjälle:
- Sähköinen toimitus: Tositteet voidaan lähettää sähköpostitse, pilvipalvelun kautta tai suoraan taloushallinnon järjestelmään
- Fyysinen toimitus: Tositteet toimitetaan mapissa tai kirjekuoressa kirjanpitäjälle
- Taloushallinnon ohjelmistot: Monet yritykset käyttävät ohjelmistoja, joissa tositteet tallentuvat suoraan järjestelmään
Sähköinen taloushallinto on tehostanut tositteiden käsittelyä merkittävästi. Voimme vastaanottaa tositteet sähköisesti, mikä säästää aikaa ja vaivaa. Kattavat sähköiset palvelumme tekevät kirjanpidosta helppoa myös etänä, kun tositteet voidaan toimittaa meille suoraan järjestelmään.
Tärkeintä on sopia kirjanpitäjän kanssa selkeä toimintatapa ja aikataulu. Kun tositteet toimitetaan säännöllisesti ja sovitulla tavalla, kirjanpito pysyy ajan tasalla ja kirjanpitäjä voi keskittyä olennaiseen – yrityksesi talouden asiantuntevaan hoitamiseen.
Kuinka kauan tositteita tulee säilyttää?
Suomen kirjanpitolain mukaan tositteilla on tarkat säilytysajat, joita yritysten on noudatettava. Pääsääntöisesti kirjanpitoaineisto tulee säilyttää vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Tämä koskee tositteita, liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa sekä muuta kirjanpitoaineistoa.
Kirjanpitokirjat (päiväkirja, pääkirja), tilinpäätösasiakirjat, toimintakertomukset, tililuettelot, kirjanpidot sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista tulee säilyttää vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Tämä pidempi säilytysaika koskee myös tase-erittelyjä ja liitetietojen erittelyjä.
Säilytysaikoja koskevat vaatimukset eri tositelajeille:
- Myynti- ja ostolaskut: 6 vuotta
- Tiliotteet ja maksutositteet: 6 vuotta
- Palkkatositteet: 6 vuotta (huom. eläkeasioihin liittyvä aineisto suositellaan säilytettäväksi pidempään)
- Tilinpäätösdokumentit: 10 vuotta
- Kirjanpitokirjat (päivä- ja pääkirjat): 10 vuotta
- Tasekirjat: 10 vuotta
Tositteiden säilyttämisessä on huomioitava myös niiden muoto. Kirjanpitolain mukaan tositteet voidaan säilyttää joko paperisessa tai sähköisessä muodossa. Sähköisessä säilytyksessä on varmistettava, että aineisto säilyy muuttumattomana ja se voidaan tarvittaessa tulostaa selkeässä muodossa.
Tositteiden asianmukainen arkistointi on tärkeää myös mahdollisten verotarkastusten, oikeudellisten kysymysten ja muiden jälkikäteen tehtävien selvitysten vuoksi. Hyvin järjestetty arkisto helpottaa tietojen hakemista tarvittaessa.
Mitä tehdä puuttuvien tositteiden kanssa?
Puuttuvat tositteet aiheuttavat haasteita kirjanpidossa, mutta tilanteeseen on olemassa toimintaohjeita. Kun huomaat tositteen puuttuvan, ensimmäinen askel on pyrkiä hankkimaan korvaava tosite. Puuttuva tosite ei saa jäädä kirjaamatta kirjanpitoon, vaan se on aina korvattava asianmukaisella dokumentilla.
Jos alkuperäinen tosite on kadonnut, voit toimia seuraavasti:
- Pyydä kopio alkuperäisestä tositteesta myyjältä tai toimittajalta
- Tarkista sähköpostit, verkkopankkitiedot tai verkkokaupan tilaushistoria
- Hae tietoja luottokorttilaskuista tai tiliotteista
- Laadi tarvittaessa itse korvaava tosite, josta käy ilmi liiketapahtuman luonne
Itse laaditun korvaavan tositteen tulee sisältää kaikki kirjanpitolain edellyttämät tiedot: päivämäärä, liiketapahtuman sisältö, summa, osapuolet sekä laatijan allekirjoitus. Lisäksi on hyvä merkitä, että kyseessä on korvaava tosite sekä syy, miksi alkuperäinen puuttuu.
Jos tositteita puuttuu toistuvasti, on syytä kehittää yrityksen tositteiden käsittelyprosessia. Sähköiset järjestelmät ja selkeät toimintatavat auttavat varmistamaan, että kaikki tositteet säilyvät tallessa ja ovat käytettävissä kirjanpitoa varten.
On tärkeää keskustella kirjanpitäjän kanssa puuttuvista tositteista mahdollisimman pian. Nopea reagointi auttaa löytämään parhaat ratkaisut tilanteeseen ja varmistaa, että kirjanpito voidaan silti tehdä asianmukaisesti. Kirjanpitäjä voi myös antaa neuvoja siitä, miten vastaavia tilanteita voidaan välttää tulevaisuudessa.
Tositteiden merkitys yrityksen talouden kokonaiskuvassa
Tositteet muodostavat yrityksen talouden seurannan ja raportoinnin perustan. Ne eivät ole vain lakisääteinen velvollisuus, vaan tärkeä työkalu yrityksen talouden hallinnassa ja liiketoiminnan kehittämisessä. Huolellisesti dokumentoidut tositteet antavat luotettavan kuvan yrityksen taloudellisesta tilanteesta.
Tositteiden merkitys ulottuu päivittäisestä kirjanpidosta pitkälle tulevaisuuteen. Tarkat ja asianmukaiset tositteet mahdollistavat:
- Luotettavan talousraportoinnin ja päätöksenteon
- Tehokkaan verosuunnittelun ja verotuksen oikeellisuuden
- Kassavirran ennakoinnin ja hallitsemisen
- Rahoitusneuvottelujen sujuvuuden
- Lakisääteisten velvoitteiden täyttämisen
- Mahdollisuuden analysoida liiketoiminnan kehitystä
Tositteiden säännöllinen toimittaminen kirjanpitäjälle mahdollistaa ajantasaisen talousseurannan. Kun kirjanpito on ajan tasalla, yrittäjä saa säännöllisesti ajantasaista tietoa yrityksensä taloudellisesta tilanteesta. Tämä auttaa reagoimaan nopeasti muuttuviin tilanteisiin ja tekemään perusteltuja päätöksiä.
Hyvä yhteistyö kirjanpitäjän kanssa on ensiarvoisen tärkeää. Kun tositteet toimitetaan ajallaan ja järjestelmällisesti, kirjanpitäjä voi keskittyä yrityksen talouden analysointiin ja neuvontaan pelkän tapahtumien kirjaamisen sijaan. Näin kirjanpitäjästä tulee tärkeä kumppani liiketoiminnan kehittämisessä.
Hyvin hoidettu taloushallinto tositteineen rakentaa vankan pohjan yrityksen menestykselle. Se luo luottamusta sidosryhmissä, helpottaa viranomaisraportointia ja vapauttaa yrittäjän aikaa yrityksen ydintoimintaan. Järjestelmällinen tositteiden käsittely onkin yksi yrityksen tärkeimmistä rutiineista, jonka merkitystä ei kannata aliarvioida.
Tositteiden huolellinen käsittely ja toimittaminen kirjanpitäjälle mahdollistaa sen, että voimme kirjanpitotoimistona palvella asiakkaitamme parhaalla mahdollisella tavalla. Kun tositeaineisto on kunnossa, voimme keskittyä tuottamaan lisäarvoa yrityksellesi ammattitaitoisella talousneuvonnalla. Jätä tarjouspyyntö nyt, niin otamme sinuun yhteyttä pian! Täytä tarjouspyyntölomake tästä.
