Taloushallinnon toimintojen ulkoistaminen tarkoittaa kirjanpidon, palkanlaskennan, reskontrien ja muiden taloushallinnon tehtävien siirtämistä ulkopuolisen asiantuntijayrityksen hoidettavaksi. Yritys voi ulkoistaa joko kaikki taloushallinnon toiminnot tai vain tiettyjä osa-alueita tarpeidensa mukaan. Yleisimmin ulkoistettavia toimintoja ovat kirjanpito, palkanlaskenta, myynti- ja ostoreskontra, tilinpäätökset sekä veroilmoitukset. Ulkoistaminen vapauttaa yrityksen resursseja ydintoimintaan, vähentää henkilöstöriskejä ja tarjoaa ammattimaista talousosaamista kustannustehokkaasti.
Mitä taloushallinnon ulkoistaminen tarkoittaa?
Taloushallinnon ulkoistaminen tarkoittaa yrityksen taloudellisten prosessien ja toimintojen siirtämistä ulkopuolisen palveluntarjoajan hoidettavaksi. Kyseessä on strateginen päätös, jolla yritys hankkii tarvitsemansa taloushallinnon osaamisen ulkopuoliselta kumppanilta sen sijaan, että ylläpitäisi omaa taloushallinnon osastoa.
Suomessa taloushallinnon ulkoistaminen on erittäin yleistä erityisesti pienissä ja keskisuurissa yrityksissä. Arviolta yli 90 prosenttia suomalaisista pk-yrityksistä on ulkoistanut ainakin osan taloushallinnon toiminnoistaan. Tämä trendi on vahvistunut entisestään digitalisaation myötä, kun sähköiset järjestelmät ovat tehneet yhteistyöstä sujuvampaa.
Yritykset harkitsevat taloushallinnon ulkoistamista useista syistä. Monissa tapauksissa taustalla on tarve keskittyä ydintoimintaan, jolloin taloushallinnon tehtävät koetaan aikaa vievinä ja erityisosaamista vaativina sivutoimintoina. Toisaalta osaavan taloushenkilöstön rekrytointi ja pitäminen voi olla haastavaa ja kallista, erityisesti pienemmille yrityksille.
Ulkoistaminen vapauttaa merkittävästi resursseja ydintoimintaan. Kun yrityksen ei tarvitse huolehtia kirjanpidon, palkanlaskennan ja muiden taloushallinnon tehtävien hoitamisesta, johto ja työntekijät voivat keskittyä yrityksen varsinaiseen liiketoimintaan ja sen kehittämiseen. Samalla organisaatio välttyy taloushallinnon ohjelmistojen hankinta- ja ylläpitokustannuksilta sekä henkilöstön koulutukseen liittyviltä investoinneilta.
Mitkä taloushallinnon toiminnot ovat yleisimmin ulkoistettuja?
Yritykset ulkoistavat tyypillisesti sellaisia taloushallinnon toimintoja, jotka vaativat erityisosaamista mutta eivät ole osa yrityksen ydintoimintaa. Yleisimmin ulkoistettavia toimintoja ovat kirjanpito, palkanlaskenta, osto- ja myyntireskontra, tilinpäätökset sekä veroilmoitukset ja -neuvonta.
Kirjanpito on kaikkein yleisin ulkoistettu taloushallinnon toiminto. Se sisältää yrityksen liiketapahtumien systemaattisen kirjaamisen, tositteiden käsittelyn ja kuukausittaisen raportoinnin. Kirjanpidon ulkoistaminen on suosittua, koska se vaatii erityisosaamista ja ajantasaista tietoa kirjanpitolainsäädännön muutoksista. Lisäksi kirjanpidon ulkoistaminen tuo yritykselle varmuuden siitä, että kirjanpito on hoidettu lakien ja säädösten mukaisesti.
Palkanlaskenta on toinen erittäin yleisesti ulkoistettu toiminto. Palkanlaskenta sisältää työntekijöiden palkkojen, ennakonpidätysten, työeläkemaksujen ja muiden työnantajan velvoitteiden laskemisen ja tilittämisen. Palkanlaskenta on tarkkuutta vaativaa työtä, ja siinä täytyy huomioida työehtosopimusten määräykset, lainsäädännön muutokset sekä erilaiset ilmoitusvelvollisuudet. Ulkoistamalla palkanlaskennan yritys varmistaa, että palkat maksetaan oikein ja ajallaan, ja kaikki viranomaisilmoitukset hoidetaan asianmukaisesti.
Ostoreskontra on yritykseen tulevien laskujen käsittelyä, tarkastusta, hyväksyntää ja maksatusta. Sähköisen laskutuksen yleistyminen on tehnyt ostoreskontran ulkoistamisesta entistä helpompaa. Ulkoistamalla ostoreskontran yritys voi tehostaa laskujen käsittelyprosessia ja varmistaa, että laskut maksetaan ajallaan ja oikeilla summilla.
Myyntireskontra puolestaan huolehtii yrityksen lähettämistä laskuista, maksujen seurannasta ja tarvittaessa perinnästä. Myyntireskontran ulkoistaminen auttaa yritystä hallitsemaan kassavirtaa tehokkaammin ja vähentää myyntisaamisten kiertoaikaa, kun laskutus ja perintätoimet hoidetaan ammattimaisesti.
Tilinpäätökset ja veroilmoitukset ovat vaativia tehtäviä, jotka edellyttävät syvällistä ymmärrystä kirjanpito- ja verolainsäädännöstä. Tilinpäätöksen laatiminen ja veroilmoitusten tekeminen vaativat erityisosaamista, jotta ne tulevat tehtyä oikein ja ajallaan. Ulkoistamalla nämä toiminnot yritys voi varmistaa, että ne tulevat hoidetuksi ammattitaitoisesti ja määräaikojen puitteissa.
Nämä toiminnot ovat suosittuja ulkoistuskohteita, koska ne:
- Vaativat erityisosaamista ja jatkuvaa kouluttautumista
- Edellyttävät ajantasaista tietoa lainsäädännön muutoksista
- Ovat rutiininomaisia mutta tarkkuutta vaativia tehtäviä
- Eivät yleensä kuulu yrityksen ydintoimintaan
- Kuluttavat paljon resursseja suhteessa saavutettuun hyötyyn, jos ne hoidetaan itse
Mitä hyötyä taloushallinnon ulkoistamisesta on yritykselle?
Taloushallinnon ulkoistaminen tarjoaa yrityksille merkittäviä etuja, jotka ulottuvat kustannussäästöistä toiminnan tehostamiseen ja riskienhallintaan. Ulkoistamisen keskeisin hyöty on mahdollisuus keskittyä omaan ydinliiketoimintaan, kun taloushallinnon tehtävät siirtyvät asiantuntijoille.
Kustannussäästöt ovat monelle yritykselle merkittävä syy taloushallinnon ulkoistamiseen. Kun taloushallinto ulkoistetaan, yritys säästyy kokoaikaisen taloushenkilöstön palkkakuluilta, rekrytointikustannuksilta, koulutusinvestoinneilta sekä taloushallinnon ohjelmistojen hankinta- ja ylläpitokustannuksilta. Ulkoistaminen muuttaa kiinteät henkilöstökulut muuttuviksi kustannuksiksi, jotka skaalautuvat yrityksen todellisen tarpeen mukaan. Tämä on erityisen hyödyllistä kasvavalle yritykselle tai sellaiselle, jonka toiminnan volyymi vaihtelee kausittain.
Ammattilaisten osaaminen ja ajantasainen tietotaito ovat ulkoistamisen merkittäviä etuja. Tilitoimistot ja taloushallinnon palveluntarjoajat keskittyvät ydintoimintaansa ja pitävät osaamisensa jatkuvasti ajan tasalla. Niiden asiantuntijat seuraavat aktiivisesti lainsäädännön, verotuksen ja kirjanpitokäytäntöjen muutoksia, mikä varmistaa, että yrityksen taloushallinto hoidetaan aina voimassa olevien säädösten mukaisesti. Tämä erityisosaaminen on usein laajempaa kuin mitä yritys pystyisi itse ylläpitämään.
Modernien ohjelmistojen hyödyntäminen on olennainen osa nykyaikaista taloushallintoa. Taloushallinnon palveluntarjoajat investoivat jatkuvasti uusimpiin ohjelmistoihin ja digitaalisiin ratkaisuihin. Ulkoistamalla taloushallinnon yritys pääsee hyödyntämään näitä edistyneitä järjestelmiä ilman omia investointeja. Tämä mahdollistaa esimerkiksi:
- Reaaliaikaisen taloustiedon saamisen päätöksenteon tueksi
- Sähköisten laskujen käsittelyn ja automaation
- Pilvipohjaisen pääsyn taloushallinnon tietoihin ajasta ja paikasta riippumatta
- Integraatiot muihin liiketoiminnan järjestelmiin
Riskienhallinta paranee ulkoistamisen myötä. Kun taloushallinto on ulkoistettu ammattilaisille, virheiden ja väärinkäytösten riski pienenee. Taloushallinnon palveluntarjoajilla on yleensä sisäiset kontrollit ja prosessit, jotka varmistavat työn laadun ja vähentävät inhimillisten virheiden mahdollisuutta. Lisäksi ulkoistaminen pienentää henkilöstöriskiä – yritys ei ole riippuvainen yksittäisistä avainhenkilöistä, jotka voisivat vaihtaa työpaikkaa tai sairastua.
Ulkoistaminen voi tehostaa liiketoimintaa monella tavalla. Esimerkiksi myyntilaskutuksen ulkoistaminen voi nopeuttaa laskutusprosessia ja parantaa kassavirtaa. Tehokkaampi ostolaskujen käsittely puolestaan voi auttaa hyödyntämään kassa-alennuksia ja välttämään viivästyskuluja. Ulkoistaminen voi myös parantaa raportoinnin laatua ja nopeutta, mikä auttaa johtoa tekemään parempia päätöksiä ajantasaisen tiedon pohjalta.
Miten valita oikea kumppani taloushallinnon ulkoistamiseen?
Oikean taloushallinnon kumppanin valitseminen on kriittinen päätös, joka vaikuttaa merkittävästi ulkoistamisen onnistumiseen. Sopivan palveluntarjoajan löytäminen vaatii huolellista harkintaa ja useamman tekijän arviointia, jotta yhteistyö olisi sujuvaa ja vastaisi yrityksen tarpeita.
Kokemus ja asiantuntemus ovat tärkeimpiä kriteerejä taloushallinnon kumppania valittaessa. Selvitä, kuinka pitkään palveluntarjoaja on toiminut alalla ja minkälaista kokemusta heillä on juuri sinun toimialasi yrityksistä. Eri toimialoilla on omat erityispiirteensä ja vaatimuksensa taloushallinnon suhteen, joten toimialakohtainen osaaminen on usein merkittävä etu. Kysy referensseistä ja pyydä mahdollisuutta keskustella nykyisten asiakkaiden kanssa saadaksesi realistisen kuvan palveluntarjoajan osaamisesta.
Auktorisointi on tärkeä laatumerkki taloushallinnon palveluntarjoajalle. Suomessa Taloushallintoliitto myöntää auktorisointeja tilitoimistoille, jotka täyttävät tietyt kriteerit koskien osaamista, toiminnan järjestämistä ja vakavaraisuutta. Auktorisoitu tilitoimisto noudattaa alan hyvää tapaa ja sen toimintaa valvotaan säännöllisesti. Taloushallintoliiton auktorisointi antaa yritykselle varmuuden siitä, että palveluntarjoaja toimii ammattimaisesti ja noudattaa alalla hyväksyttyjä toimintatapoja.
Palvelutarjonta on olennainen tekijä sopivan kumppanin valinnassa. Varmista, että palveluntarjoaja pystyy tarjoamaan kaikki tarvitsemasi taloushallinnon palvelut nyt ja tulevaisuudessa. Jotkut tilitoimistot keskittyvät vain peruskirjanpitoon, kun taas toiset tarjoavat laajempia palvelukokonaisuuksia sisältäen esimerkiksi controller-palveluja, verosuunnittelua ja liiketoiminnan konsultointia. Mieti, millaista kumppanuutta tarvitset – haluatko vain perustason taloushallinnon palvelut vai kaipaatko strategista kumppania, joka auttaa myös liiketoiminnan kehittämisessä?
Ohjelmistot ja digitaaliset ratkaisut ovat nykyaikaisen taloushallinnon ytimessä. Selvitä, mitä ohjelmistoja palveluntarjoaja käyttää ja miten ne sopivat yhteen oman liiketoimintasi järjestelmien kanssa. Modernit pilvipohjaiset taloushallinnon ohjelmistot mahdollistavat reaaliaikaisen pääsyn taloustietoihin ja sujuvan yhteistyön palveluntarjoajan kanssa. Kysy myös, miten automaatiota hyödynnetään rutiinitehtävissä ja millaisia digitaalisia työkaluja on tarjolla raportoinnin ja seurannan tueksi.
Asiakaspalvelu ja toimintatavat kertovat paljon palveluntarjoajan laadusta. Arvioi, miten nopeasti ja asiantuntevasti yhteydenottoihisi vastataan jo tarjouspyyntövaiheessa. Selvitä, kuka tai ketkä tulevat hoitamaan yrityksesi taloushallintoa ja miten yhteydenpito järjestetään. Tärkeää on myös ymmärtää, miten palveluntarjoaja reagoi kiireellisiin asioihin ja miten sijaisuudet hoidetaan esimerkiksi lomien aikana.
Hinta on luonnollisesti yksi valintakriteeri, mutta sitä ei tulisi pitää ainoana tai tärkeimpänä tekijänä. Vertaile tarjouksia kokonaisuutena ja arvioi, mitä vastinetta saat rahallesi. Halvimman vaihtoehdon valitseminen voi tulla pitkällä aikavälillä kalliimmaksi, jos palvelun laatu ei vastaa tarpeitasi. Kiinnitä huomiota myös hinnoittelumalliin – onko kyseessä kiinteä kuukausihinta, tuntiperusteinen laskutus vai tositeperusteinen hinnoittelu? Valitse malli, joka sopii parhaiten yrityksesi tarpeisiin ja tekee kustannusten ennakoimisesta helpompaa.
Yhteenveto: Kannattaako taloushallinto ulkoistaa?
Taloushallinnon ulkoistaminen on useimmille yrityksille kannattava strateginen päätös, joka vapauttaa resursseja ydintoimintaan ja tuo mukanaan asiantuntevaa osaamista. Erityisen hyödyllistä ulkoistaminen on pienille ja keskisuurille yrityksille, joille oman taloushallinnon osaston ylläpitäminen olisi suhteettoman kallista. Myös kasvavat yritykset hyötyvät ulkoistamisesta, sillä palvelut skaalautuvat joustavasti liiketoiminnan kehittyessä.
Ulkoistamisen keskeiset edut voidaan tiivistää seuraavasti:
- Mahdollisuus keskittyä ydinliiketoimintaan
- Kustannustehokkuus ja ennustettavat kustannukset
- Ammattilaisten ajantasainen osaaminen käytössä
- Modernit ohjelmistot ja digitaaliset ratkaisut
- Pienemmät henkilöstöriskit ja parempi jatkuvuus
- Toiminnan tehostuminen ja parempi raportointi
On kuitenkin tärkeää huomioida, että ulkoistaminen ei poista yrityksen vastuuta talousasioistaan. Yrityksen johto on edelleen vastuussa taloudellisesta raportoinnista ja lakisääteisistä velvoitteista, vaikka käytännön työ olisikin ulkoistettu. Siksi hyvä kommunikaatio ja luottamuksellinen suhde palveluntarjoajan kanssa ovat ensiarvoisen tärkeitä.
Ulkoistaminen sopii parhaiten yrityksille, jotka:
- Haluavat keskittyä ydintoimintaansa
- Kaipaavat asiantuntevaa taloushallinnon osaamista
- Etsivät kustannustehokasta ratkaisua taloushallintoon
- Arvostavat ajantasaista raportointia ja digitaalisia ratkaisuja
- Pyrkivät minimoimaan henkilöstöriskejä
Taloushallinnon ulkoistamisen avulla yritys voi varmistaa, että sen talousasiat hoidetaan ammattimaisesti ja ajantasaisesti, jolloin johto voi keskittyä liiketoiminnan kehittämiseen ja strategisiin kysymyksiin. Erityisesti nykyaikaisilla digitaalisilla ratkaisuilla toteutettuna ulkoistettu taloushallinto tarjoaa yritykselle paremmat mahdollisuudet menestyä kilpailussa ja saavuttaa liiketoimintatavoitteensa.
Haluatko selvittää, miten voisimme auttaa yrityksesi taloushallinnon hoidossa? Jätä meille tarjouspyyntö, niin kartoitamme tilanteesi ja ehdotamme juuri sinun yrityksellesi sopivaa ratkaisua. Näin voit keskittyä täysipainoisesti ydintoimintaasi, kun me huolehdimme talousasioistasi ammattitaidolla. Jätä tarjouspyyntö tästä.
