Perinteisen ja sähköisen kirjanpidon välillä on merkittäviä eroja toimintatavoissa ja tehokkuudessa. Perinteinen kirjanpito perustuu paperisiin tositteisiin ja manuaaliseen tietojen käsittelyyn, kun taas sähköinen kirjanpito hyödyntää digitaalisia järjestelmiä, joissa tieto liikkuu automaattisesti ja reaaliaikaisesti. Sähköinen kirjanpito tarjoaa nykyaikaisille yrityksille huomattavia etuja ajansäästön, kustannustehokkuuden ja tietojen käsittelyn helppouden muodossa, mutta perinteisellä kirjanpidollakin on yhä paikkansa tietyissä tilanteissa. Kirjanpitotavan valinnassa on tärkeää huomioida yrityksen koko, toiminnan laajuus ja omat tavoitteet.
Mitä perinteinen ja sähköinen kirjanpito tarkoittavat?
Perinteinen kirjanpito tarkoittaa menetelmää, jossa taloushallinnon tehtävät hoidetaan pääasiassa paperisten tositteiden avulla ja manuaalisesti. Kirjanpitäjä käsittelee kuitit, laskut ja muut tositteet fyysisessä muodossa, järjestää ne aikajärjestykseen ja kirjaa tiedot tilikirjoihin tai tietokoneohjelmistoon.
Perinteisessä kirjanpidossa tyypillistä on:
- Paperisten tositteiden säilyttäminen mapeissa
- Tositteiden manuaalinen järjestäminen ja kirjaaminen
- Tietojen siirtäminen eri järjestelmien välillä käsin
- Viranomaisilmoitusten lähettäminen erikseen
Sähköinen kirjanpito puolestaan hyödyntää digitaalisia järjestelmiä, joissa kaikki kirjanpidon vaiheet tapahtuvat sähköisessä muodossa. Tositteet tallennetaan digitaalisina, ja tiedot siirtyvät automaattisesti järjestelmästä toiseen ilman manuaalista käsittelyä.
Sähköisessä kirjanpidossa tyypillisiä ominaisuuksia ovat:
- Tositteiden digitaalinen tallentaminen ja käsittely
- Automaattiset kirjaukset ja tiedonsiirrot järjestelmien välillä
- Reaaliaikainen näkymä yrityksen talouteen
- Integroitu viranomaisraportointi
- Pilvipalvelupohjaiset ratkaisut, jotka mahdollistavat etäkäytön
Kirjanpitopalveluita tarjoavat ammattilaiset pystyvät nykyään tukemaan yrityksiä molemmissa kirjanpitomalleissa, mutta valtaosa on siirtynyt tarjoamaan ensisijaisesti sähköisiä ratkaisuja niiden tehokkuuden vuoksi.
Mitkä ovat sähköisen kirjanpidon merkittävimmät edut?
Sähköinen kirjanpito tarjoaa yrityksille lukuisia merkittäviä etuja, jotka tehostavat taloushallinnon prosesseja ja tuovat kustannussäästöjä. Automaatio on yksi suurimmista hyödyistä, sillä se vähentää manuaalisen työn määrää ja vapauttaa aikaa strategisempiin tehtäviin.
Sähköisen kirjanpidon keskeisimmät edut ovat:
- Ajansäästö – Rutiinitehtävät automatisoituvat, jolloin kirjanpitoon kuluu vähemmän työaikaa. Esimerkiksi tositteiden käsittely, tiliöinti ja viranomaisilmoitusten tekeminen nopeutuvat huomattavasti.
- Virheettömyys – Automaatio vähentää inhimillisten virheiden määrää, kun tietoja ei tarvitse syöttää manuaalisesti useaan kertaan.
- Reaaliaikaisuus – Taloustiedot päivittyvät järjestelmään välittömästi, mikä mahdollistaa ajantasaisen seurannan ja nopeamman reagoinnin muutoksiin.
- Etäkäyttömahdollisuudet – Pilvipohjaiset järjestelmät mahdollistavat kirjanpitotietojen tarkastelun milloin ja missä tahansa, mikä helpottaa etätyöskentelyä ja yhteistyötä.
- Paperittomuus – Digitaalinen tietojen säilytys vähentää arkistointitilan tarvetta ja on ympäristöystävällisempää.
- Tietojen hakemisen helppous – Sähköisistä järjestelmistä tietojen etsiminen on nopeaa hakutoimintojen ansiosta.
Nykypäivän kirjanpitopalvelut painottavat sähköisiä ratkaisuja, joissa asiakas voi toimittaa tositteet digitaalisesti ilman tarvetta kuljettaa paperisia dokumentteja. Tämä tekee yhteistyöstä joustavampaa, erityisesti kun työskennellään etänä tai eri paikkakunnilta käsin.
| Ominaisuus | Perinteinen kirjanpito | Sähköinen kirjanpito |
|---|---|---|
| Tositteiden käsittely | Manuaalinen, paperipohjainen | Automaattinen, digitaalinen |
| Tietojen ajantasaisuus | Viiveellä, usein kuukausittain | Reaaliaikainen |
| Etäkäyttömahdollisuus | Rajallinen, vaatii fyysistä läsnäoloa | Laaja, käytettävissä mistä tahansa |
| Virhealttius | Suurempi | Pienempi |
| Arkistointi | Fyysinen tila, mapit | Digitaalinen, pilvipalvelut |
Onko perinteisessä kirjanpidossa vielä etuja nykypäivänä?
Vaikka sähköinen kirjanpito on yleistynyt voimakkaasti, perinteisellä kirjanpidolla on yhä tiettyjä etuja joissakin tilanteissa. Erityisesti pienimmille yrityksille, joilla on vähän tapahtumia, perinteinen malli voi olla riittävän toimiva ratkaisu.
Perinteisen kirjanpidon mahdollisia etuja ovat:
- Yksinkertaisuus – Yritykset, joilla on vähän tapahtumia, voivat kokea perinteisen mallin yksinkertaisemmaksi ja suoraviivaisemmaksi.
- Matalampi aloituskynnys – Perinteiseen kirjanpitoon ei tarvita erityisiä ohjelmistoinvestointeja tai uusien digitaalisten työkalujen opettelua.
- Konkreettisuus – Jotkut yrittäjät arvostavat mahdollisuutta käsitellä fyysisiä tositteita ja nähdä kirjanpitonsa konkreettisessa muodossa.
- Tottumus – Pitkään yrittäjänä toimineille perinteinen malli voi tuntua tutulta ja turvalliselta.
On kuitenkin huomattava, että perinteisen kirjanpidon edut ovat jatkuvasti vähenemässä sähköisten järjestelmien kehittyessä helppokäyttöisemmiksi ja edullisemmiksi. Useimmille yrityksille siirtyminen sähköiseen kirjanpitoon on kannattava investointi pidemmällä aikavälillä.
Kirjanpitopalveluita tarjoavat ammattilaiset voivat auttaa arvioimaan, missä tilanteissa perinteinen kirjanpito voi vielä olla perusteltu valinta. Esimerkiksi joillakin erityisaloilla tai hyvin pienissä yhdistyksissä perinteinen kirjanpito saattaa olla riittävä ratkaisu, jos tositemäärät ovat vähäisiä.
Miten siirtyminen sähköiseen kirjanpitoon käytännössä tapahtuu?
Siirtyminen perinteisestä kirjanpidosta sähköiseen on prosessi, joka kannattaa suunnitella huolellisesti. Vaiheittainen siirtymä on usein toimivin ratkaisu, jolloin muutos ei tapahdu kerralla vaan hallitusti askel askeleelta.
Sähköiseen kirjanpitoon siirtymisen tyypillinen prosessi sisältää seuraavat vaiheet:
- Nykytilanteen kartoitus – Analysoidaan yrityksen taloushallinnon prosessit ja tunnistetaan kehityskohteet.
- Ohjelmistovalinta – Valitaan yrityksen tarpeisiin sopiva sähköinen taloushallinnon järjestelmä huomioiden yrityksen koko, toimiala ja erityistarpeet.
- Käyttöönotto ja tietojen siirto – Ohjelmiston käyttöönotto ja tarvittavien tietojen siirtäminen vanhasta järjestelmästä uuteen.
- Henkilöstön koulutus – Varmistetaan, että kaikki käyttäjät osaavat hyödyntää uutta järjestelmää tehokkaasti.
- Prosessien uudistaminen – Taloushallinnon prosessien päivittäminen vastaamaan sähköistä toimintatapaa.
- Siirtymävaiheen tuki – Asiantuntijatuki siirtymävaiheessa, jotta mahdolliset ongelmat saadaan ratkaistua nopeasti.
Siirtyminen sujuu yleensä tehokkaimmin yhteistyössä ammattitaitoisen kirjanpitopalveluiden tarjoajan kanssa, jolla on kokemusta vastaavista muutosprojekteista. Kirjanpitäjä voi auttaa sopivan ohjelmiston valinnassa, käyttöönotossa ja koulutuksessa.
Muutoksen hallinnassa on tärkeää huomioida myös yrityksen sidosryhmät, kuten asiakkaat ja toimittajat, jotka saattavat joutua sopeutumaan uusiin laskutus- ja maksukäytäntöihin. Viestintä muutoksesta kannattaa hoitaa ajoissa ja selkeästi.
Siirtyminen kannattaa ajoittaa yritykselle sopivaan ajankohtaan, usein tilikauden vaihteeseen tai muuhun luontevaan taitekohtaan, jolloin muutos aiheuttaa mahdollisimman vähän häiriötä liiketoiminnalle.
Kuinka paljon sähköinen kirjanpito säästää aikaa ja kustannuksia?
Sähköinen kirjanpito tuo merkittäviä kustannussäästöjä ja ajankäytön tehostumista verrattuna perinteiseen kirjanpitoon. Säästöjen suuruus vaihtelee yrityksen koon ja toiminnan laajuuden mukaan, mutta hyödyt näkyvät lähes kaikissa yrityksissä.
Ajan säästö näkyy erityisesti seuraavissa toiminnoissa:
- Tositteiden käsittely – Manuaalinen tositteiden järjestely, mapitus ja kirjaaminen vievät perinteisessä kirjanpidossa moninkertaisesti aikaa sähköiseen verrattuna.
- Tietojen hakeminen – Sähköisestä järjestelmästä tietojen etsiminen on huomattavasti nopeampaa kuin paperimapeista.
- Viranomaisilmoitukset – Sähköisessä kirjanpidossa ilmoitukset muodostuvat automaattisesti ja ne voidaan lähettää suoraan järjestelmästä.
- Raportointi – Ajantasaiset raportit ovat saatavilla napinpainalluksella ilman erillistä koostamista.
Kustannussäästöt puolestaan muodostuvat useista eri tekijöistä:
- Työajan kustannukset – Automaation ansiosta kirjanpitoon kuluu vähemmän työaikaa, mikä vähentää henkilöstökustannuksia tai vapauttaa aikaa muihin tehtäviin.
- Paperi- ja tulostuskustannukset – Sähköisessä kirjanpidossa näitä kuluja ei juurikaan synny.
- Arkistointitilan kustannukset – Fyysisten arkistointitilojen tarve vähenee merkittävästi.
- Virheiden korjaamisen kustannukset – Automatisointi vähentää virheitä, joiden korjaaminen vie aikaa ja aiheuttaa lisäkustannuksia.
Konkreettisesti sähköinen kirjanpito voi säästää keskikokoisessa yrityksessä kymmeniä tunteja kuukausittaista työaikaa. Rahallisesti säästö voi olla tuhansia euroja vuodessa työajan tehostumisen, paperikustannusten vähenemisen ja virheiden vähentymisen ansiosta.
Kirjanpitopalveluiden hinnoittelu on usein edullisempaa sähköisessä mallissa, koska palveluntarjoajan työmäärä on pienempi. Tämä hyödyttää suoraan asiakasyritystä kustannusten pienentyessä.
Kumpi kirjanpitotapa sopii sinun yrityksellesi?
Oikean kirjanpitotavan valinta riippuu yrityksesi yksilöllisistä tarpeista ja tavoitteista. Yrityksen koko, toimiala, liiketapahtumien määrä ja kasvutavoitteet vaikuttavat kaikki siihen, mikä ratkaisu palvelee parhaiten juuri sinun yritystäsi.
Sähköinen kirjanpito sopii erityisen hyvin yritykselle, jos:
- Yrityksellä on paljon liiketapahtumia kuukausittain
- Liiketoiminta on kasvuhakuista
- Reaaliaikainen talouden seuranta on tärkeää päätöksenteossa
- Yritys toimii useilla paikkakunnilla tai etätyö on yleistä
- Prosessien tehostaminen ja kustannussäästöt ovat tärkeitä tavoitteita
Perinteinen kirjanpito voi olla harkitsemisen arvoinen, jos:
- Yritys on hyvin pieni ja tapahtumia on vähän
- Toiminta on vakiintunutta eikä kasvusuunnitelmia ole
- Digitaalisten työkalujen käyttö tuntuu haastavalta
- Erityistä tarvetta reaaliaikaiselle seurannalle ei ole
Päätöstä tehdessä kannattaa huomioida myös tulevaisuuden näkymät. Vaikka perinteinen kirjanpito tuntuisi nyt riittävältä, voi sähköiseen kirjanpitoon siirtyminen olla järkevää kasvun varalta. Useimmat kirjanpitoalan ammattilaiset suosittelevat nykyään sähköistä kirjanpitoa sen kiistattomien etujen vuoksi.
Kirjanpitopalveluita valitessa kannattaa keskustella palveluntarjoajan kanssa eri vaihtoehdoista. Hyvä kirjanpitäjä osaa suositella juuri sinun yrityksellesi sopivinta ratkaisua ja auttaa siirtymävaiheessa. Erityisen tärkeää on löytää kirjanpitäjä, joka ymmärtää yrityksesi toimialaa ja erityistarpeita.
Lopullinen valinta kirjanpitotavasta on aina yrittäjän, mutta ammattitaitoinen kirjanpitopalvelu pystyy tarjoamaan tukea molemmissa malleissa ja auttamaan sinua tekemään tietoon perustuvan päätöksen, joka tukee liiketoimintasi tavoitteita. Jätä tarjouspyyntö helposti tarjouspyyntölomakkeella, ja autamme sinua löytämään juuri yrityksellesi sopivat taloushallinnon ratkaisut.
