Kirjanpitoaineiston säilyttämiseen ja hävittämiseen liittyy tarkat lakisääteiset määräykset. Kirjanpitolain mukaan tositteita tulee säilyttää vähintään 6 vuotta tilikauden päättymisen jälkeen, kun taas kirjanpitokirjat, tasekirjat ja tililuettelot on säilytettävä vähintään 10 vuotta. Tämä tarkoittaa, että vuonna 2025 voidaan lain mukaan hävittää vuoden 2018 ja sitä vanhemmat tositteet, sekä vuoden 2014 ja sitä vanhemmat kirjanpitokirjat. Kirjanpitoaineiston asianmukainen säilytys ja oikea-aikainen hävittäminen ovat tärkeä osa yrityksen taloushallintoa ja tietoturvaa.
Minkä vuoden kirjanpidon saa hävittää?
Kirjanpitoaineiston säilytysajat perustuvat kirjanpitolakiin, joka määrittelee tarkat aikarajat eri aineistotyypeille. Tällä hetkellä vuonna 2025 yritysten on lain mukaan mahdollista hävittää vuoden 2018 ja sitä vanhemmat tositteet, sillä niiden 6 vuoden säilytysaika on päättynyt. Kirjanpitokirjojen, tilinpäätösten ja muiden 10 vuoden säilytysajan piiriin kuuluvien materiaalien osalta voidaan hävittää vuoden 2014 ja sitä vanhemmat aineistot.
Kirjanpitoaineiston säilyttäminen on yrityksille lakisääteinen velvollisuus, joka varmistaa, että liiketoiminnan tapahtumat ovat todennettavissa myöhemminkin. Säilytysaikojen taustalla on monia tekijöitä, kuten verotuksen oikaisemisen määräajat ja mahdolliset yritykseen kohdistuvat tarkastukset.
On kuitenkin tärkeää muistaa, että joissain tapauksissa aineistoa voi olla tarpeen säilyttää vähimmäisaikoja pidempään. Esimerkiksi jos yrityksellä on meneillään oikeusprosessi tai verotarkastus, kannattaa kaikki asiaan liittyvä kirjanpitoaineisto säilyttää asian käsittelyn loppuun saakka, vaikka lakisääteinen säilytysaika olisikin jo päättynyt.
Kuinka pitkään kirjanpitoaineistoa tulee säilyttää lain mukaan?
Kirjanpitolaki määrittelee tarkat säilytysajat eri kirjanpitoaineistotyypeille. Näistä säilytysajoista keskeisimmät ovat:
- Tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto: 6 vuotta tilikauden päättymisen jälkeen
- Kirjanpitokirjat (päivä- ja pääkirjat), tililuettelot, tasekirjat ja tilinpäätökset: 10 vuotta tilikauden päättymisen jälkeen
Säilytysaika lasketaan aina sen tilikauden päättymisestä, johon aineisto kuuluu. Esimerkiksi jos yrityksen tilikausi on kalenterivuosi, vuoden 2019 tositteita tulee säilyttää vuoden 2025 loppuun asti.
On hyvä huomioida, että erilaisten kirjanpitoaineistojen säilytysvelvollisuus voi vaihdella myös toimialakohtaisesti. Jotkin erityislait saattavat asettaa pidemmän säilytysvelvollisuuden tietyille toimialoille. Esimerkiksi rahoitus- ja vakuutusalalla on omia erityissäännöksiä.
| Aineistotyyppi | Säilytysaika | Vuonna 2025 voi hävittää |
|---|---|---|
| Tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto | 6 vuotta | Vuoden 2018 ja sitä vanhemmat |
| Kirjanpitokirjat, tilinpäätökset, tililuettelot | 10 vuotta | Vuoden 2014 ja sitä vanhemmat |
Vaikka kirjanpitolaki määritteleekin minimisäilytysajat, on monissa yrityksissä käytäntönä säilyttää aineistoja pidempään. Tämä voi olla hyödyllistä esimerkiksi pitkäaikaisten sopimusten tai investointien dokumentoimiseksi.
Mitä kirjanpitoaineistoa ei saa koskaan hävittää?
Vaikka suurella osalla kirjanpitoaineistosta on laissa määritelty säilytysaika, on olemassa tiettyjä asiakirjoja, jotka yrityksen on syytä säilyttää pysyvästi tai huomattavasti pidempään kuin tavalliset kirjanpitoaineistot. Näitä ovat esimerkiksi:
- Perustamisasiakirjat ja yhtiöjärjestykset muutoshistorioineen
- Kaupparekisteriotteet ja muut viranomaisrekisteröinnit
- Osakasluettelot ja osakekirjat
- Yhtiökokouspöytäkirjat ja hallituksen pöytäkirjat
- Merkittävät sopimukset (erityisesti ne, joilla on pitkäaikaisia vaikutuksia)
- Kiinteistöihin ja toimitiloihin liittyvät asiakirjat
Nämä asiakirjat muodostavat yrityksen oikeudellisen perustan, ja niitä voidaan tarvita vielä vuosikymmenten kuluttua. Jotkin asiakirjat, kuten yhtiökokouspöytäkirjat, voivat olla myöhemmin tärkeitä myös historiallisesta näkökulmasta.
Lisäksi tiettyihin erikoistilanteisiin liittyvät asiakirjat kannattaa säilyttää pidempään kuin lain minimivaatimus. Näitä ovat esimerkiksi:
- EU-rahoitteisiin hankkeisiin liittyvät asiakirjat (yleensä vähintään 10 vuotta hankkeen päättymisen jälkeen)
- Immateriaalioikeuksiin liittyvät dokumentit (patentit, tavaramerkit jne.)
- Työsuhteisiin liittyvät keskeiset asiakirjat, etenkin jos niihin liittyy eläkekysymyksiä
Monissa yrityksissä onkin järkevää laatia dokumentinhallintasuunnitelma, jossa määritellään eri asiakirjatyyppien säilytysajat ja vastuuhenkilöt.
Miten kirjanpitoaineiston hävittäminen tulee tehdä asianmukaisesti?
Kun kirjanpitoaineiston lakisääteinen säilytysaika on päättynyt, on tärkeää, että aineiston hävittäminen tapahtuu tietoturvallisesti. Erityisesti arkaluontoisia tietoja, kuten henkilötietoja, sisältävät asiakirjat on hävitettävä huolellisesti:
Paperisten kirjanpitoaineistojen asianmukaisia hävittämistapoja ovat:
- Silppuaminen riittävän pieniksi paloiksi (tietoturvasilppuri)
- Tietoturvalaatikoiden käyttö ja aineiston toimittaminen tietoturvapalveluja tarjoavalle yritykselle
- Aineiston tuhoaminen polttamalla (harvoin käytännöllinen vaihtoehto yrityksille)
Sähköisten aineistojen hävittämisessä tulee huomioida:
- Tiedostojen turvallinen poistaminen ja ylikirjoittaminen (pelkkä ”delete” ei riitä)
- Varmuuskopioiden ja pilvipalveluissa olevien kopioiden poistaminen
- Vanhojen kiintolevyjen ja tallennusmedioiden fyysinen tuhoaminen tai ylikirjoittaminen
Monet yritykset hyödyntävät ammattimaisten tietoturvapalvelujen tarjoajia aineistojen turvallisessa hävittämisessä. Tämä on erityisen tärkeää, kun kyseessä ovat luottamukselliset tiedot tai henkilötiedot, joiden käsittelyä säädellään EU:n tietosuoja-asetuksessa (GDPR).
Aineiston hävittämisessä kannattaa noudattaa järjestelmällistä tapaa ja dokumentoida, mitä aineistoa on hävitetty ja milloin. Näin voidaan myöhemmin tarvittaessa osoittaa, että aineiston hävittäminen on tapahtunut lain mukaisesti.
Miten sähköisen kirjanpidon säilytys ja hävittäminen eroaa paperisesta?
Sähköisen kirjanpitoaineiston säilytysajat ovat samat kuin paperisella aineistolla, mutta säilytysmenetelmissä ja hävittämisessä on merkittäviä eroja:
Sähköisen kirjanpitoaineiston säilytyksessä on huomioitava:
- Aineisto tulee säilyttää sellaisessa muodossa, että sen tarkastelu on mahdollista myös myöhemmin (tiedostomuotojen yhteensopivuus)
- Aineiston eheys ja muuttumattomuus on varmistettava koko säilytysajan
- Varmuuskopiointi on toteutettava luotettavasti
- Tietojen sijainti on oltava tiedossa (erityisesti pilvipalveluissa)
Sähköisen kirjanpitoaineiston etuja ovat tilansäästö, helppo haku ja käyttö sekä ympäristöystävällisyys. Sähköinen kirjanpito tekee taloushallinnosta joustavampaa, kuten voimme myös tarjota asiakkaillemme Clerica Oy:ssä. Asiakkaamme voivat toimittaa kirjanpitomateriaalin sähköisesti, jolloin aikaa ei kulu tositteiden kuljettamiseen.
Sähköisten aineistojen hävittämisessä on huomioitava:
- Aineiston lopullinen poistaminen kaikista järjestelmistä ja tallennuspaikoista
- Mahdollisten palvelintallennusten ja pilvipalveluiden tyhjeneminen
- Varmuuskopioiden asianmukainen hävittäminen
Sähköisen kirjanpitoaineiston hävittäminen voi olla teknisesti monimutkaisempaa kuin paperisen, sillä tiedot voivat olla tallennettuna useaan eri paikkaan. Tästä syystä yrityksellä tulisi olla selkeä prosessi sähköisen aineiston elinkaaren hallintaan alusta loppuun.
Monet yritykset käyttävät nykyään sähköisiä taloushallinnon järjestelmiä, jotka mahdollistavat aineiston säilyttämisen keskitetysti ja turvallisesti. Tällöin on kuitenkin tärkeää varmistaa, että järjestelmien tekniset ominaisuudet tukevat aineiston asianmukaista säilyttämistä lain edellyttämän ajan sekä turvallista poistamista säilytysajan päätyttyä.
Näin varmistat kirjanpitoaineistosi asianmukaisen käsittelyn
Kirjanpitoaineiston säilyttäminen ja hävittäminen ovat olennainen osa yrityksen taloushallintoa ja tietoturvaa. Yhteenvetona tärkeimmät muistettavat asiat ovat:
- Tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto on säilytettävä vähintään 6 vuotta tilikauden päättymisestä
- Kirjanpitokirjat, tilinpäätökset ja tililuettelot on säilytettävä vähintään 10 vuotta
- Yrityksen perustamisasiakirjat, pöytäkirjat ja tärkeät sopimukset on syytä säilyttää pysyvästi
- Aineiston hävittämisen tulee tapahtua tietoturvallisesti
- Sähköisen aineiston säilyttämisessä ja hävittämisessä on huomioitava tekniset erityispiirteet
Kirjanpidon ja taloushallinnon ulkoistaminen asiantuntevalle kumppanille, kuten Clerica Oy:lle, on monelle yritykselle järkevä ratkaisu. Näin yrittäjä voi keskittyä ydinliiketoimintaansa ja luottaa siihen, että kirjanpito toteutetaan lakien ja määräysten mukaisesti.
Tarjoamme kattavat kirjanpitopalvelut ja tilinpäätöspalvelut koko Suomen alueella, erityisesti pääkaupunkiseudulla Helsingissä, Espoossa ja Vantaalla. Meillä jokainen asiakas saa oman nimetyn kirjanpitäjän, joka oppii tuntemaan yrityksesi ja sen erityistarpeet. Sähköisten palveluidemme ansiosta kirjanpidon hoitaminen sujuu vaivattomasti myös etänä.
Haluatko varmistaa, että yrityksesi kirjanpitoaineiston säilytys ja hävittäminen tapahtuvat lain mukaisesti ja tietoturvallisesti? Jätä tarjouspyyntö, me autamme mielellämme yrityksesi taloushallinnon kehittämisessä.
