Milloin riittää yhdenkertainen kirjanpito?

Yhdenkertainen kirjanpito on yksinkertaistettu kirjanpidon muoto, joka riittää vain tietyille ammatinharjoittajille ja elinkeinonharjoittajille. Suomen kirjanpitolain mukaan yhdenkertainen kirjanpito on sallittu ainoastaan yksityisille elinkeinonharjoittajille (toiminimet), joiden toiminta on pienimuotoista ja täyttää tietyt laissa määritellyt ehdot. Näihin ehtoihin kuuluu, että päättyneellä ja sitä edeltäneellä tilikaudella on ylittynyt enintään yksi seuraavista: taseen loppusumma 100 000 euroa, liikevaihto 200 000 euroa tai palveluksessa keskimäärin 3 henkilöä. Muiden yritysten on aina pidettävä kahdenkertaista kirjanpitoa.

Mitä on yhdenkertainen kirjanpito?

Yhdenkertainen kirjanpito on kirjanpidon yksinkertaistettu muoto, jossa jokainen liiketapahtuma kirjataan vain yhteen kertaan joko tuloksi tai menoksi. Tämä eroaa merkittävästi kahdenkertaisesta kirjanpidosta, jossa jokainen tapahtuma kirjataan kahdelle eri tilille – sekä debet että kredit puolelle.

Yhdenkertaisessa kirjanpidossa seurataan pääasiassa tuloja ja menoja. Kirjanpito muistuttaa rakenteeltaan yksinkertaista kassa- tai päiväkirjaa, johon liiketapahtumat kirjataan aikajärjestyksessä. Merkinnät tehdään tavallisesti silloin, kun raha liikkuu – kun maksu saadaan tai suoritetaan.

Yhdenkertaisessa kirjanpidossa ei synny varsinaista tasetta, joka kuvaisi yrityksen omaisuutta ja velkoja. Sen sijaan siinä pidetään kirjaa tuloista, menoista ja veloista. Kirjanpitovelvollinen laatii toiminnastaan tilinpäätöksen, joka sisältää tuloslaskelman, mutta ei varsinaista tasetta kahdenkertaisen kirjanpidon tapaan.

Yhdenkertainen kirjanpito sopii erityisesti pienimuotoiseen liiketoimintaan, jossa taloushallinnon tarpeet ovat yksinkertaisia ja liiketapahtumien määrä on kohtuullinen. Se on kevyempi ylläpitää, mutta toisaalta tarjoaa rajallisemman näkymän yrityksen taloudelliseen kokonaistilanteeseen.

Milloin yhdenkertainen kirjanpito on riittävä?

Yhdenkertainen kirjanpito on riittävä ainoastaan yksityisille elinkeinonharjoittajille (toiminimet), joiden liiketoiminta on pienimuotoista ja täyttää kirjanpitolaissa määritellyt kriteerit. Kirjanpitolain mukaan yksityinen elinkeinonharjoittaja on oikeutettu yhdenkertaiseen kirjanpitoon, jos päättyneellä ja sitä edeltäneellä tilikaudella on ylittynyt enintään yksi seuraavista raja-arvoista:

• Taseen loppusumma 100 000 euroa
• Liikevaihto tai sitä vastaava tuotto 200 000 euroa
• Palveluksessa keskimäärin 3 henkilöä

On tärkeää huomata, että kaikki muut yritysmuodot, kuten osakeyhtiöt, kommandiittiyhtiöt, avoimet yhtiöt, osuuskunnat ja yhdistykset, ovat aina velvollisia pitämään kahdenkertaista kirjanpitoa riippumatta toiminnan laajuudesta.

Yhdenkertainen kirjanpito soveltuu parhaiten tilanteisiin, joissa:

• Liiketoiminta on pienimuotoista ja selkeää
• Liiketapahtumia on suhteellisen vähän
• Vaihto-omaisuutta ei ole merkittävästi
• Yrityksellä ei ole laajaa investointiomaisuutta
• Rahoitusrakenne on yksinkertainen

Vaikka yksityisellä elinkeinonharjoittajalla olisi lain mukaan oikeus pitää yhdenkertaista kirjanpitoa, kannattaa kuitenkin harkita kahdenkertaisen kirjanpidon käyttöä, jos liiketoiminta on kasvussa tai taloudellinen kokonaiskuva halutaan pitää tarkemmassa seurannassa.

Miten yhdenkertainen kirjanpito toteutetaan käytännössä?

Yhdenkertainen kirjanpito toteutetaan käytännössä pitämällä järjestelmällistä kirjanpitopäiväkirjaa, johon liiketapahtumat kirjataan aikajärjestyksessä. Kirjaukset tehdään yleensä maksuperusteisesti eli silloin, kun raha liikkuu. Käytännön toteutuksessa voit noudattaa seuraavia vaiheita:

Luo selkeä taulukko tai käytä valmista kirjanpito-ohjelmaa, jossa on sarakkeet ainakin seuraaville tiedoille:

• Päivämäärä
• Tapahtuman kuvaus
• Tositenumero
• Tulot (eriteltynä esim. myynti, muut tulot)
• Menot (eriteltynä esim. ostot, palkat, vuokrat, muut kulut)
• Arvonlisävero (jos ALV-velvollinen)

Kirjaa jokainen liiketapahtuma (myynti, osto, palkka, jne.) omalle rivilleen sitä mukaa kun ne tapahtuvat. Säilytä kaikki tositteet (kuitit, laskut, tiliotteet) huolellisesti kirjanpidon tukena. Tositteissa tulee olla riittävät tiedot liiketapahtumasta, ja ne tulee numeroida järjestelmällisesti.

Vaikka yhdenkertaisessa kirjanpidossa ei vaadita varsinaista tasetta, on tärkeää pitää kirjaa myös varoista ja veloista. Näitä varten kannattaa pitää erillistä luetteloa, josta käy ilmi:

• Yrityksen kalustoon ja koneisiin liittyvät hankinnat
• Myyntisaamiset (erääntymättömät asiakkaiden maksut)
• Ostovelat (erääntymättömät laskut toimittajille)
• Lainat ja muut velat

Jos olet arvonlisäverovelvollinen, kirjanpidossa on huomioitava myös ALV-laskenta ja -tilitykset. Tämä vaatii tulojen ja menojen ALV-osuuksien erillisen seurannan.

Tilinpäätöstä varten lasketaan tilikauden tulot ja menot yhteen, ja selvitetään niiden erotuksena tilikauden tulos. Meidän kirjanpitopalvelumme auttaa sinua myös yhdenkertaisen kirjanpidon järjestämisessä, jotta voit keskittyä omaan liiketoimintaasi.

Mitä etuja ja haittoja yhdenkertaisessa kirjanpidossa on?

Yhdenkertaisella kirjanpidolla on selkeitä etuja, mutta myös rajoituksia verrattuna kahdenkertaiseen kirjanpitoon. Nämä on hyvä tiedostaa valintaa tehdessä.

Yhdenkertaisen kirjanpidon edut:

• Yksinkertaisuus – helpompi oppia ja toteuttaa ilman syvällistä taloushallinnon osaamista
• Vähäisempi työmäärä – vie vähemmän aikaa ja resursseja
• Alhaisemmat kustannukset – yksinkertaisempi kirjanpito saattaa tulla edullisemmaksi
• Riittävyys veroilmoituksen laatimiseen pienessä liiketoiminnassa
• Maksuperusteinen kirjaaminen helpottaa kassavirran seurantaa

Yhdenkertaisen kirjanpidon haitat:

• Rajoittunut taloudellinen kokonaiskuva – ei tuota tasetta yrityksen taloudellisesta tilanteesta
• Vaikeuttaa talouden tarkempaa analyysiä ja suunnittelua
• Ei sovellu kasvavaan tai monimutkaisempaan liiketoimintaan
• Rahoittajat (esim. pankit) saattavat edellyttää kahdenkertaista kirjanpitoa
• Virheiden jäljittäminen voi olla hankalampaa kuin kahdenkertaisessa kirjanpidossa
• Ei mahdollisuutta hyödyntää kaikkia kirjanpito-ohjelmistojen kehittyneempiä ominaisuuksia

Pienyrittäjän näkökulmasta yhdenkertainen kirjanpito voi olla käytännöllinen ratkaisu toiminnan alkuvaiheessa tai jos liiketoiminta pysyy pienimuotoisena. Se vapauttaa aikaa itse liiketoiminnan pyörittämiseen, mutta toisaalta ei tarjoa yhtä kattavaa tietoa päätöksenteon tueksi kuin kahdenkertainen kirjanpito.

On myös huomioitava, että jos liiketoiminta kasvaa tai monimutkaistuu, siirtyminen kahdenkertaiseen kirjanpitoon voi tulla myöhemmin väistämättömäksi. Tämän vuoksi monet pienyrittäjät valitsevat suoraan kahdenkertaisen kirjanpidon, vaikka laki sallisi yhdenkertaisen kirjanpidon.

Milloin kannattaa siirtyä kahdenkertaiseen kirjanpitoon?

Vaikka laki sallisi yhdenkertaisen kirjanpidon, on tilanteita, joissa kahdenkertaiseen kirjanpitoon siirtyminen on järkevää liiketoiminnan kehittyessä. Seuraavat merkit kertovat, että kahdenkertaisen kirjanpidon aika saattaa olla käsillä:

• Liiketoiminta on kasvussa ja lähestyy kirjanpitolain määrittämiä raja-arvoja (liikevaihto 200 000 €, tase 100 000 €, 3 työntekijää)
• Liiketoiminta monimutkaistuu ja tarvitset tarkempaa tietoa eri tuoteryhmien, palveluiden tai kustannuspaikkojen kannattavuudesta
• Suunnittelet ulkopuolisen rahoituksen hakemista, jolloin rahoittajat usein edellyttävät kahdenkertaista kirjanpitoa
• Haluat tarkempaa tietoa yrityksesi taloudellisesta tilanteesta, mukaan lukien varat ja velat
• Vaihto-omaisuuden (varasto) määrä kasvaa merkittäväksi
• Investointien ja poistojen seuranta tulee olennaiseksi
• Myyntisaamisten ja ostovelkojen määrä kasvaa ja niiden hallinta vaatii parempaa seurantaa

Kahdenkertainen kirjanpito tarjoaa huomattavasti enemmän tietoa päätöksenteon tueksi. Se auttaa tunnistamaan liiketoiminnan kehityssuuntia, kannattavuutta ja taloudellista asemaa merkittävästi tarkemmin. Se helpottaa myös budjetointia ja tulevaisuuden suunnittelua.

Jos yritystoimintasi on kasvupolulla tai tavoitteena on kasvattaa toimintaa, kahdenkertaiseen kirjanpitoon siirtyminen varhaisessa vaiheessa voi olla strategisesti järkevää. Näin kirjanpito tukee kasvua alusta asti ja vältyt järjestelmän vaihtamiselta keskellä kasvuvaihetta.

Kahdenkertaiseen kirjanpitoon siirtyminen ei välttämättä tarkoita merkittävää työmäärän lisäystä, jos käytät ammattitaitoisen kirjanpitäjän palveluita. Meidän kirjanpitopalvelumme Clerica Oy:ssä kattaa sekä yhdenkertaisen että kahdenkertaisen kirjanpidon, ja autamme sinua sujuvasti siirtymään järjestelmästä toiseen liiketoimintasi kehittyessä.

Yhteenveto: Yhdenkertainen kirjanpito osana yrityksen taloushallintoa

Yhdenkertainen kirjanpito on pienyrittäjän mahdollisuus pitää kirjanpitonsa yksinkertaisena, kun liiketoiminta täyttää laissa määritellyt ehdot. Se on sallittu vain yksityisille elinkeinonharjoittajille, joiden toiminta on pienimuotoista ja alittaa kirjanpitolaissa määritellyt raja-arvot.

Yhdenkertainen kirjanpito toimii hyvin pienessä liiketoiminnassa, jossa taloudellisten tapahtumien määrä on rajallinen ja toiminta selkeää. Se tarjoaa riittävän perustan veroilmoituksen tekemiseen ja auttaa yrittäjää seuraamaan tuloja ja menoja. Toteutuksessa on tärkeää olla järjestelmällinen ja huolehtia kaikkien tositteiden säilyttämisestä.

On kuitenkin hyvä tiedostaa yhdenkertaisen kirjanpidon rajoitukset. Se ei anna yhtä kattavaa kuvaa yrityksen taloudellisesta kokonaistilanteesta kuin kahdenkertainen kirjanpito. Yrityksen kasvaessa tai toiminnan monimutkaistuessa kahdenkertaiseen kirjanpitoon siirtyminen on usein järkevää, vaikka laki ei sitä vielä edellyttäisikään.

Kirjanpidon järjestäminen kannattaa jättää ammattilaiselle, jotta voit itse keskittyä oman liiketoimintasi pyörittämiseen. Me Clerica Oy:ssä tarjoamme kirjanpitopalveluita sekä yhdenkertaisena että kahdenkertaisena kirjanpitona, ja palvelumme mukautuu yrityksesi tarpeisiin liiketoiminnan kehittyessä.

Kirjanpito onnistuu kirjanpitotoimistoltamme varmalla otteella Helsingissä, Espoossa ja Vantaalla sijaitseville asiakkaillemme. Toki asiakaskuntamme ei rajoitu pääkaupunkiseutuun, vaan osaamistamme ja monipuolisia palveluitamme voi vapaasti hyödyntää, vaikka asuisit kauempanakin. Lisäksi kattavat sähköiset palvelut tekevät kirjanpidosta helppoa myös etänä.

Haluatko keskustella tarkemmin yrityksesi kirjanpidon järjestämisestä? Ota yhteyttä asiantuntijoihimme ja pyydä tarjous juuri sinun yrityksellesi sopivasta ratkaisusta. Jätä tarjouspyyntö ja olemme sinuun yhteydessä pian!