Suomen kirjanpitolain mukaan kirjanpitoaineistoa tulee säilyttää joko 6 tai 10 vuotta, riippuen aineiston tyypistä. Tositteita, liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa sekä muuta kirjanpitoaineistoa on säilytettävä vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Kirjanpitokirjat, tilinpäätökset, toimintakertomukset, tililuettelot ja kirjanpidon menetelmäkuvaukset on puolestaan säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Asianmukainen säilytys on tärkeää lain noudattamisen, verotarkastusten ja yrityksen oman oikeusturvan kannalta.
Miksi kirjanpitoaineiston säilytysaika on tärkeä tietää?
Kirjanpitoaineiston säilytysaikojen tunteminen on yritykselle ensiarvoisen tärkeää monesta syystä. Ensinnäkin kyseessä on lakisääteinen velvollisuus, jonka laiminlyönti voi johtaa merkittäviin seuraamuksiin. Kirjanpitolaki määrittelee tarkat aikarajat, joiden puitteissa erilaisia kirjanpitoaineistoja on säilytettävä.
Säilytysaikojen noudattaminen on välttämätöntä myös mahdollisten verotarkastusten varalta. Veroviranomaisilla on oikeus tarkastaa yrityksen kirjanpito jälkikäteen, ja ilman asianmukaisesti säilytettyjä tositteita ja muuta aineistoa yritys voi joutua hankalaan tilanteeseen. Verotarkastuksia voidaan tehdä useita vuosia tapahtumien jälkeen, minkä vuoksi aineistoa tulee säilyttää lain määräämän ajan.
Kirjanpitoaineiston säilyttäminen palvelee myös yrityksen omaa etua. Se mahdollistaa aiempien liiketapahtumien tarkistamisen, auttaa mahdollisten kiistakysymysten selvittämisessä ja tukee yrityksen päätöksentekoa tarjoamalla historiatietoa liiketoiminnan kehityksestä. Ajantasainen kirjanpito ja oikein säilytetty aineisto ovat siis keskeinen osa vastuullista yritystoimintaa.
Kirjanpitoaineistoon kuuluvat muun muassa tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto, kirjanpitokirjat, tilinpäätökset, tililuettelot sekä kirjanpidon menetelmäkuvaukset. Näiden materiaalien säilytysajat vaihtelevat aineiston tyypin mukaan, mikä tekee säilytysaikojen tuntemisesta entistäkin tärkeämpää.
Kuinka kauan kirjanpitoaineistoa pitää säilyttää Suomen lain mukaan?
Suomen kirjanpitolain mukaan kirjanpitoaineistolle on määritelty kaksi pääasiallista säilytysaikaa: 6 ja 10 vuotta. Nämä säilytysajat on määritelty kirjanpitolain 2 luvun 10 §:ssä, ja ne ovat ehdottomia vähimmäisaikoja.
Kuuden vuoden säilytysaika koskee:
- Tositteita
- Liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa
- Muuta kirjanpitoaineistoa kuin kirjanpitokirjoja ja tilinpäätösasiakirjoja
Nämä materiaalit on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Esimerkiksi jos tilikausi päättyy 31.12.2023, tositteet on säilytettävä vähintään 31.12.2029 asti.
Kymmenen vuoden säilytysaika puolestaan koskee:
- Kirjanpitokirjoja (päiväkirja, pääkirja)
- Tilinpäätösasiakirjoja (tuloslaskelma, tase, rahoituslaskelma, liitetiedot)
- Toimintakertomuksia
- Tililuetteloita
- Kirjanpidon menetelmäkuvauksia
Nämä aineistot on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Esimerkiksi vuoden 2023 tilinpäätösasiakirjat on säilytettävä vähintään vuoden 2033 loppuun asti.
On hyvä huomioida, että tietyt erityislait voivat edellyttää myös pidempiä säilytysaikoja. Esimerkiksi palkkahallintoon liittyvää aineistoa voidaan joutua säilyttämään pidempään työntekijöiden eläkeoikeuksien turvaamiseksi. Kiinteistöinvestointeihin liittyvät tositteet puolestaan tulee säilyttää 13 vuotta arvonlisäveron tarkistusoikeuden vuoksi.
Luotettavan tilitoimiston asiantuntijat osaavat neuvoa tarkemmin, mikäli yrityksesi toimialaan liittyy erityisvaatimuksia säilytysaikojen suhteen.
Mitä eri kirjanpitoaineistoja yrityksen tulee säilyttää?
Yrityksen tulee säilyttää kaikki liiketoimintansa kirjanpitoon liittyvät materiaalit, jotka toimivat todisteena liiketapahtumista ja mahdollistavat kirjanpidon tarkastamisen. Näitä aineistoja on useita erilaisia, ja ne muodostavat kokonaisuuden, jonka perusteella yrityksen taloudellista tilaa voidaan arvioida.
Tässä kattava listaus säilytettävistä kirjanpitoaineistoista:
- Tositteet: Myynti- ja ostolaskut, kuitit, maksutositteet, palkkalistat, matkalaskut ja muut liiketapahtumia todentavat asiakirjat
- Kirjanpitokirjat: Päiväkirja, pääkirja ja muut kirjanpidon kirjauksia sisältävät dokumentit
- Tilinpäätösasiakirjat: Tuloslaskelma, tase, rahoituslaskelma, liitetiedot ja mahdollinen toimintakertomus
- Tililuettelo: Luettelo kirjanpidossa käytetyistä tileistä selityksineen
- Kirjanpidon menetelmäkuvaus: Selvitys kirjanpidon järjestämisestä ja käytetyistä menetelmistä
- Liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto: Asiakkaiden ja toimittajien kanssa käyty kirjeenvaihto, joka liittyy liiketapahtumiin
- Palkkakirjanpito: Palkkalaskelmat, vuosi-ilmoitukset, työsopimukset ja muut palkanlaskentaan liittyvät dokumentit
- Inventaariluettelot: Varaston inventaariluettelot ja muut vaihto-omaisuuden arvostamiseen liittyvät asiakirjat
- Arvonlisäveroon liittyvät asiakirjat: ALV-ilmoitukset, yhteenvetoilmoitukset ja muut ALV:oon liittyvät dokumentit
- Veroilmoitukset: Yhteisön veroilmoitukset ja niihin liittyvät liitteet
Nykyään monet yritykset hyödyntävät sähköistä taloushallintoa, joka helpottaa aineiston säilyttämistä ja käsittelyä. Sähköinen säilytys on lain mukaan sallittua, kunhan aineisto on helposti saatavilla ja luettavissa koko säilytysajan.
Huolellinen kirjanpitoaineiston arkistointi on tärkeä osa yrityksen taloushallintoa. Selkeästi järjestetty aineisto säästää aikaa ja vaivaa mahdollisissa tarkastustilanteissa ja helpottaa myös oman liiketoiminnan seurantaa.
Missä muodossa kirjanpitoaineisto tulee säilyttää?
Kirjanpitoaineistoa voidaan säilyttää joko paperisessa tai sähköisessä muodossa. Kirjanpitolaki on teknologianeutraali, mikä tarkoittaa, että kirjanpitovelvollinen voi itse valita, miten aineistonsa säilyttää, kunhan tietyt perusvaatimukset täyttyvät.
Paperisen aineiston säilyttäminen on perinteinen tapa, mutta se vie paljon tilaa ja altistaa materiaalit fyysisille riskeille, kuten vesi- ja palovahingoille. Paperisia asiakirjoja säilytettäessä on tärkeää varmistaa, että ne pysyvät luettavina koko säilytysajan. Paperia ei siis kannata säilyttää kosteissa tiloissa tai suorassa auringonvalossa.
Sähköinen säilytys on nykyään yhä suositumpaa, ja siihen liittyviä vaatimuksia ovat:
- Aineiston tulee olla selkeästi luettavissa koko säilytysajan
- Tiedostomuodon tulee olla yleisesti käytetty ja saatavilla (esim. PDF, XML, JPEG)
- Aineiston tulee olla sellaisessa muodossa, että sitä voidaan tarkastella ilman muokkausta
- Sähköisesti säilytetyn aineiston tulee olla tulostettavissa selväkieliseen muotoon
- Aineiston eheys ja muuttumattomuus tulee varmistaa koko säilytysajan
Kirjanpitolaki edellyttää myös, että kirjanpitoaineisto säilytetään järjestelmällisellä tavalla. Tämä tarkoittaa, että aineiston tulee olla helposti löydettävissä ja tositteiden yhteys kirjanpitomerkintöihin tulee olla vaivattomasti todennettavissa. Sähköisessä kirjanpidossa tämä toteutuu usein järjestelmään rakennettujen hakutoimintojen ja linkkien avulla.
Tärkeä osa sähköisen aineiston säilyttämistä on varmuuskopiointi. Kirjanpitolaki edellyttää, että sähköisesti säilytetystä aineistosta on otettava riittävän usein varmuuskopiot, jotka on säilytettävä erillisessä ja turvallisessa tilassa. Tällä varmistetaan, että aineisto on käytettävissä, vaikka alkuperäinen tallenne tuhoutuisi.
Mikäli siirryt paperisesta kirjanpidosta sähköiseen, on huomioitava, että tositteet voidaan skannata ja säilyttää pelkästään sähköisessä muodossa. Alkuperäisiä paperitositteita ei tarvitse säilyttää, ellei muu lainsäädäntö sitä erikseen vaadi. Esimerkiksi kiinteistöinvestointeihin liittyvät tositteet on kuitenkin syytä säilyttää alkuperäisinä.
Ammattimainen kirjanpitopalvelu auttaa sinua valitsemaan juuri sinun yrityksellesi sopivimman tavan säilyttää kirjanpitoaineistoa ja varmistaa, että kaikki lain vaatimukset täyttyvät.
Mitä seurauksia voi tulla kirjanpitoaineiston puutteellisesta säilyttämisestä?
Kirjanpitoaineiston puutteellinen säilyttäminen voi johtaa useisiin vakaviin seurauksiin, jotka voivat vaikuttaa merkittävästi yrityksen toimintaan ja yrittäjän henkilökohtaiseen vastuuseen. Laiminlyönnit aineiston säilyttämisessä eivät ole vain muodollisia rikkeitä, vaan niistä voi koitua konkreettisia sanktioita.
Keskeisimmät seuraukset puutteellisesta kirjanpitoaineiston säilyttämisestä ovat:
- Kirjanpitorikkomus: Lievemmistä rikkomuksista, kuten lyhytaikaisesta säilytysvelvollisuuden laiminlyönnistä, voidaan määrätä kirjanpitorikkomuksesta sakkoa.
- Kirjanpitorikos: Vakavammissa tapauksissa kyseeseen voi tulla kirjanpitorikos, josta voidaan tuomita sakkoa tai enintään kaksi vuotta vankeutta. Törkeästä kirjanpitorikoksesta rangaistus voi olla jopa neljä vuotta vankeutta.
- Veroseuraamukset: Jos kirjanpitoaineiston puutteellinen säilyttäminen johtaa siihen, että verotusta ei voida asianmukaisesti toimittaa, voidaan yrityksen verotus toimittaa arvioimalla, mikä usein johtaa korkeampaan verotukseen.
- Veronkorotukset: Veroviranomaiset voivat määrätä veronkorotuksia, jos kirjanpitoaineiston puutteiden vuoksi veroilmoituksia ei ole voitu antaa oikein ja ajallaan.
- Liiketoimintakielto: Vakavissa tapauksissa yrittäjä voidaan määrätä liiketoimintakieltoon, mikä estää toimimisen vastuuasemassa yrityksessä.
- Luottamuksen menetys: Puutteellinen kirjanpitoaineiston säilyttäminen voi johtaa luottamuksen menetykseen rahoittajien, liikekumppaneiden ja asiakkaiden silmissä.
Erityisen tärkeää on huomioida, että yrityksen johtoa ja vastuuhenkilöitä voidaan pitää henkilökohtaisesti vastuussa kirjanpitoaineiston asianmukaisesta säilyttämisestä. Tämä tarkoittaa, että laiminlyönneistä voi seurata rangaistuksia suoraan vastuuhenkilöille, ei vain yritykselle.
Konkreettisena esimerkkinä, verotarkastuksessa puuttuvat tositteet voivat johtaa siihen, että verovähennyksiä ei hyväksytä, mikä puolestaan johtaa korkeampiin veroihin. Lisäksi puutteellinen aineisto voi johtaa arvioverotukseen, jossa verottaja arvioi yrityksen tulot ja menot, usein yrityksen kannalta epäedullisesti.
Kirjanpitoaineiston asianmukainen säilyttäminen ei siis ole vain lakisääteinen velvollisuus, vaan myös tärkeä osa yrityksen riskienhallintaa. Olemalla yhteydessä ammattitaitoiseen kirjanpitäjään voit varmistaa, että yrityksesi noudattaa kaikkia vaatimuksia ja välttyy ikäviltä seuraamuksilta.
Tärkeimmät vinkit kirjanpitoaineiston säilyttämiseen
Kirjanpitoaineiston asianmukainen säilyttäminen on jokaisen yrityksen perusvelvollisuus. Tässä kokoamme yhteen tärkeimmät käytännön vinkit, jotka auttavat sinua huolehtimaan kirjanpitoaineistostasi tehokkaasti ja lain vaatimusten mukaisesti.
- Luo selkeä arkistointijärjestelmä: Organisoi aineisto loogisesti esimerkiksi tilikauden, aineistotyypin ja päivämäärän mukaan. Tämä helpottaa tiettyjen dokumenttien löytämistä tarvittaessa.
- Hyödynnä sähköistä arkistointia: Sähköinen säilytys säästää tilaa ja tekee aineiston hallinnasta helpompaa. Varmista kuitenkin, että käyttämäsi järjestelmä täyttää kirjanpitolain vaatimukset.
- Dokumentoi menetelmäkuvaus: Laadi selkeä kuvaus siitä, miten kirjanpitoaineistoa säilytetään ja miten se on löydettävissä. Tämä on erityisen tärkeää sähköisessä säilytyksessä.
- Merkitse säilytysajat: Merkitse aineistoihin selkeästi, milloin ne voidaan hävittää. Tämä helpottaa aineiston hallintaa pitkällä aikavälillä.
- Huolehdi varmuuskopioinnista: Jos säilytät aineistoa sähköisesti, ota säännöllisesti varmuuskopioita ja säilytä niitä fyysisesti eri paikassa kuin alkuperäistä aineistoa.
- Suojaa aineisto asiattomalta käytöltä: Varmista, että vain valtuutetuilla henkilöillä on pääsy kirjanpitoaineistoon, niin sähköiseen kuin fyysiseenkin.
- Huolehdi aineiston luettavuudesta: Varmista, että aineisto pysyy luettavassa muodossa koko säilytysajan. Sähköisessä säilytyksessä tämä voi tarkoittaa tiedostomuotojen päivittämistä.
- Huomioi erityistapaukset: Muista, että tiettyihin aineistoihin voi kohdistua erityisiä säilytysvaatimuksia. Esimerkiksi palkka-aineistolla ja EU-rahoitukseen liittyvillä dokumenteilla voi olla pidemmät säilytysajat.
- Noudata myös muuta lainsäädäntöä: Huomioi, että kirjanpitolain lisäksi esimerkiksi verolait, arvonlisäverolaki ja EU:n tietosuoja-asetus voivat asettaa vaatimuksia aineiston säilyttämiselle.
- Konsultoi ammattilaista: Jos olet epävarma säilytysvaatimuksista, kysy neuvoa kirjanpidon ammattilaiselta. Pieni panostus asiantuntija-apuun voi säästää paljon aikaa ja vaivaa myöhemmin.
Kirjanpitoaineiston säilyttäminen ei tarvitse olla monimutkaista, mutta se vaatii suunnitelmallisuutta ja järjestelmällisyyttä. Hyvällä arkistointijärjestelmällä varmistat, että kaikki tarvittava aineisto on saatavilla, kun sitä tarvitaan, oli kyse sitten verotarkastuksesta, tilinpäätöksen laatimisesta tai oman liiketoiminnan analysoimisesta.
Jos haluat varmistaa, että yrityksesi kirjanpitoaineiston säilytys on kunnossa, ota yhteyttä meihin Clerica Oy:ssä. Autamme sinua luomaan toimivan ja lainmukaisen arkistointijärjestelmän, joka sopii juuri sinun yrityksesi tarpeisiin. Voit jättää tarjouspyynnön verkkosivuillamme, ja asiantuntijamme ovat yhteydessä sinuun mahdollisimman pian.
Jätä kirjanpitoaineiston säilyttäminen ammattilaisten huoleksi ja keskity itse yrityksesi ydinliiketoimintaan. Jätä tarjouspyyntö jo tänään ja ota ensimmäinen askel kohti huolettomampaa taloushallintoa!
